Zapewne każdemu z nas zdarzyło się kiedyś poszukiwać faktury przesłanej przez dostawcę a nieopłaconej o czasie, bo jej po prostu nie było w księgach, gdyż dokument zginął. Ten problem rozwiążesz przy pomocy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
Niniejszy wzór instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, który możesz wykorzystać w łatwy sposób pozwoli Ci opracować zakładową instrukcję, uwzględniającą specyfikę Twojej jednostki.
Racjonalne zorganizowanie obiegu i kontroli dokumentów ma istotne znaczenie, bowiem każda operacja gospodarcza powodująca zmianę stanu aktywów lub pasywów, powstanie kosztów lub przychodów musi zostać odpowiednio udokumentowana, byś na tej podstawie mógł ująć ją w księgach. Z tego też względu każda firma wystawia i otrzymuje rocznie tysiące, jeżeli nie setki tysięcy różnego rodzaju dokumentów księgowych.
Księgowane dokumenty muszą być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, a poza tym kompletne, zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223), oraz wolne od błędów rachunkowych.
Oznacza to, że zanim dokument księgowy zostanie zaakceptowany do ujęcia w księgach, musi zostać poddany kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej przez upoważnione do tego osoby. To z kolei wymusza obieg dokumentów, które od miejsca powstania lub dostarczenia do firmy są przemieszczane do kolejnych stanowisk pracy, w celu ich sprawdzenia i akceptacji, a w końcowej fazie, zaksięgowania. Obieg dokumentów w firmie powinien odbywać się w sposób przemyślany i łączyć się z odpowiedzialnością konkretnych pracowników za wykonanie przypisanych im obowiązków.
Oczywiście, nawet najlepsza instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie uchroni Cię przed wpadkami, jeżeli w firmie panować będzie bałagan i niefrasobliwość. Jednak podstawowym warunkiem by dokumenty trafiały tam gdzie być powinny jest ustalenie: kto i za co jest odpowiedzialny, kto, komu i w jakim terminie powinien przekazać dany dokument oraz przestrzeganie ustalonych reguł.
Tekst opublikowany: 2 grudnia 2009 r.
Racjonalne zorganizowanie obiegu i kontroli dokumentów ma istotne znaczenie, bowiem każda operacja gospodarcza powodująca zmianę stanu aktywów lub pasywów, powstanie kosztów lub przychodów musi zostać odpowiednio udokumentowana, byś na tej podstawie mógł ująć ją w księgach. Z tego też względu każda firma wystawia i otrzymuje rocznie tysiące, jeżeli nie setki tysięcy różnego rodzaju dokumentów księgowych.
Księgowane dokumenty muszą być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, a poza tym kompletne, zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223), oraz wolne od błędów rachunkowych.
Oznacza to, że zanim dokument księgowy zostanie zaakceptowany do ujęcia w księgach, musi zostać poddany kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej przez upoważnione do tego osoby. To z kolei wymusza obieg dokumentów, które od miejsca powstania lub dostarczenia do firmy są przemieszczane do kolejnych stanowisk pracy, w celu ich sprawdzenia i akceptacji, a w końcowej fazie, zaksięgowania. Obieg dokumentów w firmie powinien odbywać się w sposób przemyślany i łączyć się z odpowiedzialnością konkretnych pracowników za wykonanie przypisanych im obowiązków.
Oczywiście, nawet najlepsza instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie uchroni Cię przed wpadkami, jeżeli w firmie panować będzie bałagan i niefrasobliwość. Jednak podstawowym warunkiem by dokumenty trafiały tam gdzie być powinny jest ustalenie: kto i za co jest odpowiedzialny, kto, komu i w jakim terminie powinien przekazać dany dokument oraz przestrzeganie ustalonych reguł.
Tekst opublikowany: 2 grudnia 2009 r.
