Instrukcja magazynowa

Instrukcja magazynowa to dokument mający zasadnicze znaczenie dla prawidłowości procesów przyjmowania, przechowywania i wydawania towarów, materiałów i produktów, i nie tylko. Instrukcje magazynowe zazwyczaj regulują oprócz kwestii szeroko rozumianego funkcjonowania magazynów oraz gospodarki materiałowej również zasady dokumentowania i ewidencji przychodów i rozchodów, a tym samym stanu, poszczególnych rzeczowych składników majątku obrotowego. Stąd ich znaczenie także dla służb księgowych. Wzór instrukcji magazynowej, możesz w łatwy sposób dostosować do warunków organizacyjnych i charakteru działalności Twojej firmy.

Właściwie opracowana instrukcja magazynowa powinna zawierać zasady prawidłowego postępowania w odniesieniu do wszystkich problemów związanych z gospodarką materiałową w konkretnym przedsiębiorstwie, uwzględniając funkcjonalne rozwiązania, szczególnie w zakresie obsługi informatycznej, zabezpieczenia przechowywanych dóbr przed kradzieżą i zniszczeniem, ochrony przeciwpożarowej, a także mechanizacji i organizacji prac magazynowych.

Opracowana i zatwierdzona przez kierownika jednostki, instrukcja powinna służyć pomocą nie tylko pracownikom magazynów, służb zaopatrzenia i zbytu i księgowości, ale również ułatwiać kierownictwu przedsiębiorstwa zarządzanie magazynami, sprzyjać eliminowaniu nadmiernych zapasów i strat.

W rzeczywistości, nie ma jednego obowiązującego wzoru instrukcji magazynowej. Można natomiast spotkać się ze stwierdzeniem, że ile jest przedsiębiorstw, tyle zostało opracowanych różnych form instrukcji magazynowych, o ile nie zignorowano potrzeby ich stworzenia w danej firmie. Z poglądem tym można się zgodzić, ale nie należy z tego powodu rozdzierać szat.

W zasadzie, opracowanie instrukcji magazynowej nie jest wymagane przepisami prawa, natomiast liczą się korzyści z jej posiadania. Korzyści te będą wówczas wymierne, jeżeli w instrukcji zostaną uregulowane te sprawy, które są istotne w warunkach działalności danego przedsiębiorstwa oraz w taki sposób, który wynika z tych uwarunkowań. Dlatego, w funkcjonujących przedsiębiorstwach, prowadzących od lat gospodarkę magazynową na zasadach, które już ustaliły się, przed opracowaniem instrukcji, należy zinwentaryzować i przeanalizować istniejące rozwiązania, zaakceptować te, które są korzystne i racjonalne, natomiast odrzucić te, które nie wytrzymują krytyki lub nie są spójne z innymi. W ich miejsce należy wprowadzić nowe, które będą współgrały z pozostawionymi rozwiązaniami, stanowiąc spójny system.

Jednak, nawet najbardziej genialne rozwiązania, które powstaną w głowach osób projektujących nie przyniosą korzyści, jeżeli nie zostaną przekazane do stosowania realizatorom określonych procedur. Ustalenia muszą zostać przelane na papier.

Opracowanie instrukcji regulującej zasady gospodarki materiałowej w konkretnym przedsiębiorstwie można rozpocząć od tzw. pustej kartki, ale lepiej skorzystać z niniejszego wzoru, który możesz edytować i odpowiednio zmodyfikować do potrzeb Twojej firmy.

Tekst opublikowany: 16 grudnia 2009 r.