Instrukcja kasowa, którą w łatwy sposób dostosujesz do potrzeb Twojej jednostki prowadzącej gospodarkę kasową, zabezpieczy Cię przed odpowiedzialnością w przypadku kradzieży oraz pozwoli zaliczyć w ciężar kosztów podatkowych powstała stratę.
Prowadzenie w przedsiębiorstwie kasy nakłada, zarówno na kierownictwo jednostki, jak i na osoby zatrudnione na stanowisku kasjera, szereg obowiązków w zakresie ochrony środków oraz wartości pieniężnych, stanowiących bez wątpienia, najbardziej narażoną na kradzież grupę aktywów. Należy przy tym pamiętać, że powstanie niedoborów w środkach pieniężnych, oprócz wymiernych strat dla firmy, w wielu przypadkach może spowodować odpowiedzialność cywilną, a w niektórych przypadkach nawet karną, osób winnych, chociażby nie były one bezpośrednimi sprawcami kradzieży.
Brak odpowiedniego zabezpieczenia środków pieniężnych uniemożliwia także zaliczenie powstałej straty do kosztów uzyskania przychodów (por. m.in. pismo z dnia 15 stycznia 2008 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPB3/423-204/07/AP/KAN-1425/07), ponieważ nie można uznać za zdarzenie nieprzewidywalne, czy nie do uniknięcia, sytuacji w której środki pieniężne są nienależycie zabezpieczone. W uzasadnieniu decyzji Dyrektora Izby Skarbowej czytamy także, iż dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Z tych też względów, zasady gospodarowania środkami pieniężnymi w każdej jednostce powinny być uregulowane na piśmie przez kierownika jednostki w wydanym przez niego zarządzeniu (instrukcji). Obowiązek ten nie wynika bezpośrednio z obowiązujących przepisów, ale w interesie właścicieli przedsiębiorstw - ze względu na potrzebę zapewnienia kontroli dokonywanych operacji kasowych - zachodzi konieczność uregulowania zasad postępowania osób prowadzących kasę, osób kontrolujących i nadzorujących, a także ustalenia środków ochrony oraz procedur związanych z przechowywaniem, odprowadzaniem lub doprowadzaniem do kasy środków pieniężnych. Instrukcja kasowa powinna także regulować zasady ewidencjonowania operacji pieniężnych przeprowadzanych za pośrednictwem kasy.
Instrukcja kasowa (zarządzenie w tej sprawie kierownika jednostki) powinna uwzględniać nie tylko zasady racjonalnego gospodarowania i nadzoru nad mieniem przedsiębiorstwa, przepisy ustawy o rachunkowości w zakresie ewidencji i dokumentowania obrotu środkami pieniężnymi ale także przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. z 1998 r. nr 129, poz. 858 z późn. zm.).
Tekst opublikowany: 25 listopada 2009 r.
Brak odpowiedniego zabezpieczenia środków pieniężnych uniemożliwia także zaliczenie powstałej straty do kosztów uzyskania przychodów (por. m.in. pismo z dnia 15 stycznia 2008 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPB3/423-204/07/AP/KAN-1425/07), ponieważ nie można uznać za zdarzenie nieprzewidywalne, czy nie do uniknięcia, sytuacji w której środki pieniężne są nienależycie zabezpieczone. W uzasadnieniu decyzji Dyrektora Izby Skarbowej czytamy także, iż dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Z tych też względów, zasady gospodarowania środkami pieniężnymi w każdej jednostce powinny być uregulowane na piśmie przez kierownika jednostki w wydanym przez niego zarządzeniu (instrukcji). Obowiązek ten nie wynika bezpośrednio z obowiązujących przepisów, ale w interesie właścicieli przedsiębiorstw - ze względu na potrzebę zapewnienia kontroli dokonywanych operacji kasowych - zachodzi konieczność uregulowania zasad postępowania osób prowadzących kasę, osób kontrolujących i nadzorujących, a także ustalenia środków ochrony oraz procedur związanych z przechowywaniem, odprowadzaniem lub doprowadzaniem do kasy środków pieniężnych. Instrukcja kasowa powinna także regulować zasady ewidencjonowania operacji pieniężnych przeprowadzanych za pośrednictwem kasy.
Instrukcja kasowa (zarządzenie w tej sprawie kierownika jednostki) powinna uwzględniać nie tylko zasady racjonalnego gospodarowania i nadzoru nad mieniem przedsiębiorstwa, przepisy ustawy o rachunkowości w zakresie ewidencji i dokumentowania obrotu środkami pieniężnymi ale także przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. z 1998 r. nr 129, poz. 858 z późn. zm.).
Tekst opublikowany: 25 listopada 2009 r.
