Faktura przesłana e-mailem nie zawsze jest fakturą VAT!

W niedawno wydanej interpretacji indywidualnej Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (pismo z 4 sierpnia 2009 r., sygn.: IPPP2/443-502/09-4/IK) odniósł się do zasad przesyłania faktur przez kontrahentów krajowych i zagranicznych za pośrednictwem poczty elektronicznej bez spełnienia warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).

Spółka, podatnik VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywała i sprzedawała towary i usługi w kraju i za granicą. Bardzo często kontrahenci spółki przesyłali dowody księgowe pocztą elektroniczną uznając tę formę za równoważną z dokumentem faktury VAT sporządzanym w formie papierowej. Powyższe faktury nie były opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Spółka nie posiadała systemu elektronicznej wymiany danych EDI, ani nie podpisała z kontrahentami umów określających warunki wymiany danych elektronicznych. W spółce obowiązywała papierowa forma wystawiania faktur. Tymczasem kontrahenci uważali, że nie mają obowiązku (w terminie późniejszym) przesyłania faktur w formie papierowej, co znaczenie komplikowało rozliczenia podatkowe spółki.

Zatem służby księgowe spółki chciały się upewnić, czy spółka mogła przyjąć jako prawidłowo wystawiony dokument księgowy fakturę przesłaną przez kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej jeżeli nie spełniał on warunków określonych w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Spółka stała na stanowisku, że każda transakcja gospodarcza musi być udokumentowana zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w Polsce. Co do zasady, dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jest faktura VAT, dlatego też jeżeli faktury wystawiane przez zagranicznego kontrahenta spełniają ww. warunki (czyli są fakturami VAT w rozumieniu ww. przepisów) to stanowią dowody księgowe.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 ze zm.). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Zgodnie z § 2 ust. 1 tego rozporządzeniafaktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur daje podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych (EDI). Umowa ta musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz.Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994r.). Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur – e-faktur) pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi.

Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych. Do stosowania wymiany dokumentów w systemie EDI niezbędna jest specjalna skrzynka EDI wraz z numerem lokalizacyjnym, adres kontrahenta lub jego kod lokalizacyjny, a także typy dokumentów, jakie dany kontrahent wymienia. W praktyce konieczne jest podłączenie do sieci operatora EDI, co dopiero umożliwia sprawną obsługę dokumentów elektronicznych. Korzystanie z EDI powinno opierać się na umowie między stronami, która szczegółowo określa warunki techniczne oraz formalne na jakich przebiegać będzie elektroniczna wymiana informacji.

Zasadniczy wymóg stawiany fakturom elektronicznym, to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) lub też poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym. Tym samym wystawca faktur ma więc do wyboru dwa sposoby na zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści przy przesyłaniu do odbiorcy.

Biorąc pod uwagę fakt, że faktury przesyłane przez kontrahentów nie były opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz nie został wdrożony system wymiany danych EDI spółka stwierdziła, że opisany przez nią sposób otrzymywania faktur w formie elektronicznej jest nie zgodny z wymogami, o których mowa w wyżej powołanych przepisach. Tym samym nie może takich faktury uznać za faktury VAT, nie spełnione zostały bowiem postanowienia rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem gdy dokumenty otrzymane od kontrahenta zagranicznego nie są fakturami VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi obowiązującymi w Polsce nie można uznać ich za właściwe dowody księgowe zapewniające autentyczność i integralność faktur otrzymywanych od kontrahentów zagranicznych. W przedstawionej sytuacji jest podstawa do żądania papierowej formy dokumentu księgowego.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał stanowisko spółki za prawidłowe i wskazał w wydanej interpretacji, że podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm., dalej: ustawa o VAT).

Obowiązek dopuszczenia możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie elektronicznej wynika z regulacji art. 232-237 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. Nr 347, poz. 1 ze zm.).

Przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych do niej przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10-11 ustawy o VAT.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz dane podane przez spółkę, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że wystawiony dokument księgowy (faktura) przesłany przez kontrahenta krajowego za pośrednictwem poczty elektronicznej, który nie spełnia warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów, zatem nie jest dokumentem prawidłowym.

Natomiast odnośnie poprawności faktur wystawianych przez kontrahentów zagranicznych organ podatkowy nie wypowiedział się, gdyż przepisy podatkowe obowiązujące w Polsce, w szczególności unormowania odnoszące się do VAT, regulują warunki poprawnego wystawiania faktur VAT w formie papierowej lub w formie elektronicznej dla podmiotów krajowych. Natomiast przepisy te nie obowiązują kontrahentów zagranicznych. Kontrahenci zagraniczni obowiązani są do wystawiania tych faktur zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju.

Tekst opublikowano: 12 października 2009 r.