Ewidencjonowanie i księgowanie energii elektrycznej od 1 marca 2009 r.

Wkrótce Minister Finansów uzupełnił również tę regulację o szereg rozporządzeń wykonawczych. Jeżeli nie jesteś podatnikiem tego podatku, to jak każde przedsiębiorstwo kupujesz prąd i nowa regulacja akcyzy, w szczególności ministerialne akty wykonawcze, mogą wpłynąć na prawidłowe wykonywanie twoich obowiązków w firmie. Sprawdź podstawowe zasady właściwego dokumentowania nabycia energii elektrycznej.

Nabywcą końcowym, zgodnie z ustawą z 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. nr 3, poz. 11) jest podmiot nabywający energię elektryczną, nieposiadający koncesji na wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucję lub obrót tą energią w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego, z wyłączeniem spółki prowadzącej giełdę towarową w rozumieniu ustawy z 26 października 2000 r. o giełdach towarowych (Dz.U. z 2005 r. nr 121, poz. 1019 z późn. zm.) nabywającej energię elektryczną z tytułu pełnienia funkcji opisanej w art. 5 ust. 3a ustawy o giełdach towarowych.

Potocznie zatem nabywcą końcowym jest podmiot, który jest konsumentem (ale także na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej) energii elektrycznej, którą nabył (ale nie wyprodukował) – co zasadniczo obliguje, do zaksięgowania tego zakupu jako kosztu rodzajowego. Podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów ewidencjonują opłaty za zakup energii elektrycznej w kolumnie 13 Pozostałe koszty. Natomiast przy pełnej rachunkowości z kolei księgowanie możliwe jest na koncie kosztowym 40-01 Zużycie materiałów i energii. W pierwszym wypadku sposób księgowania wynika z objaśnień do KPiR; w drugim wydaje się być oczywisty.

Podatnicy VAT nabywający energię elektryczną muszą pamiętać o uwzględnieniu jej na koncie rozliczeniowym dla tego podatku i w rachunku proporcji, jeżeli takowy prowadzą (jako dającej prawo do odliczenia, gdy nabyta została dla działalności  prowadzonego przedsiębiorstwa).

Nabywca końcowy będzie musiał zadeklarować i rozliczyć podatek akcyzowy, pomimo posiadania statusu konsumenta energii w dwóch przypadkach:

• jeżeli urząd stwierdzi, że podmioty zobowiązane nie zapłaciły energii w należnej wysokości lub
• w przypadku niewyznaczenia podmiotu reprezentującego, odmowy przyjęcia zgłoszenia rejestracyjnego podmiotu reprezentującego przez właściwego naczelnika urzędu celnego lub nieprzesłania w terminie przez nabywcę końcowego podmiotowi reprezentującemu kopii faktury.

W pierwszym przypadku podatnikiem staje się każdy nabywca wyrobu akcyzowego z tytułu stanu faktycznego, jakim jest posiadanie tego wyrobu, od którego nie pobrano akcyzy w należnej wysokości (czyli faktycznie nie zapłacił jej podmiot zobowiązany). Pamiętaj, nie staniesz się podatnikiem z tego tytułu, jeżeli nigdy nie powstał w Polsce obowiązek zapłaty akcyzy.

Drugi przypadek, gdy nabywca końcowy może stać się podatnikiem jest nieco bardziej skomplikowany. Dotyczy wyłącznie podmiotów nabywających wewnątrzwspólnotowo energię elektryczną od podmiotu zagranicznego niemającego siedziby, miejsca zamieszkania lub stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju. Taki nabywca, który z tego tytułu nie jest jeszcze podatnikiem, ma jednak obowiązek ustanowienia podmiotu reprezentującego, który funkcję podatnika za nią przejmie. Jeżeli jednak podmiot reprezentujący – z powodów wskazanych powyżej – nie zostanie skutecznie ustanowiony – to wówczas obowiązek ten znowu będzie ciążył na nabywcy energii.

Obie powyższe kategorie podatników mają obowiązek zarejestrować się, deklarować i płacić akcyzę, tak jak podatnicy (patrz niżej).

Istotą ostatniej nowelizacji podatku akcyzowego jest przerzucenie obowiązku podatkowego w akcyzie z tytułu obrotu energią elektryczną z producentów na właśnie dystrybutorów. Nie wyklucza to całkowicie tych pierwszych z zakresu opodatkowania (sami mogą być dystrybutorami albo zużywać energię we własnym przedsiębiorstwie do celów innych niż produkcja energii elektrycznej, co jest zwolnione). Dystrybutorzy jednak są podstawową kategorią podatników w przypadku tego wyrobu akcyzowego.

Jako podatnicy, dystrybutorzy powinni księgować należny podatek akcyzowy po stronie Credit – Ma konta 224 – Rozrachunki z urzędem celnym lub zbiorczego konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne. Po zapłacie podatku na konto izby celnej tę samą kwotę księguje się z drugiej strony wskazanych kont (Debet – Winien), uwzględniając zapłacony podatek na koncie rachunku bieżącego.

Dla energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje z dniem:

            1)         nabycia wewnątrzwspólnotowego energii elektrycznej przez nabywcę końcowego;

            2)         wydania energii nabywcy końcowemu, w przypadku sprzedaży energii elektrycznej na terytorium kraju;

            3)         opodatkowanego zużycia energii elektrycznej,

            4)         powstania długu celnego, w przypadku importu energii elektrycznej przez nabywcę końcowego.

Podatnik ma z kolei obowiązek, bez wezwania organu podatkowego, składać właściwemu naczelnikowi urzędu celnego deklaracje podatkowe AKC-4/H (przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu energii elektrycznej jest to deklaracja AKC-EN) oraz obliczać i wpłacać akcyzę na rachunek właściwej izby celnej, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym:

            1)         upłynął termin płatności wynikający z faktury, a jeżeli termin ten nie został określony - po miesiącu, w którym wystawiono fakturę - w przypadku nabycia wewnątrzwspólnotowego energii elektrycznej przez nabywcę końcowego;

            2)         upłynął termin płatności określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu dostaw energii elektrycznej albo, jeżeli termin ten nie został określony w umowie - upłynął termin płatności wynikający z faktury, a jeżeli termin płatności nie został określony w umowie ani w fakturze - po miesiącu, w którym wystawiono fakturę - w przypadku sprzedaży energii elektrycznej nabywcy końcowemu na terytorium kraju;

            3)         nastąpiło opodatkowane zużycie energii elektrycznej.

Dodatkowo, w przypadku składania deklaracji podatkowej i wpłaty akcyzy w pierwszych dwóch wymienionych wyżej przypadkach, za okres dłuższy niż dwa miesiące, podatnik posiadający koncesję na wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucję lub obrót energią elektryczną w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego oraz podmiot reprezentujący są obowiązani, bez wezwania organu podatkowego, do obliczenia i zapłaty akcyzy wstępnie za okresy miesięczne, na rachunek właściwej izby celnej, na podstawie szacunków dokonanych w oparciu o ewidencję w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu czynności podlegających opodatkowaniu w tych przypadkach. Są one zaliczką na akcyzę i powinny być uwzględnione w ogólnej deklaracji.

Jeżeli dany podatnik sprzedaje energię nabywcom za okresy dłuższe niż dwumiesięczne i za krótsze, to można uznać, że złożenie deklaracji za dany miesiąc (do czego będzie zobowiązany) wyłącza obowiązek wpłaty miesięcznej.

Podatnik dokonujący sprzedaży energii elektrycznej nabywcy końcowemu, zużywający energię elektryczną, jeżeli posiada koncesje albo ją wyprodukował, a także podmiot reprezentujący mają obowiązek prowadzenia ilościowej ewidencji energii elektrycznej na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych u nabywcy końcowego lub podmiotu zużywającego energię, a w przypadku braku takich urządzeń pomiarowych - na podstawie współczynnikowo określonego poziomu poboru energii przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podatnika.

Z kolei podmiot dokonujący dostawy wewnątrzwspólnotowej lub eksportu energii elektrycznej jest obowiązany do prowadzenia ilościowej ewidencji energii elektrycznej na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych, a w przypadku braku takich możliwości - na podstawie dokumentów rozliczeniowych.

Ewidencja ta może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (o formie zawiadom naczelnika urzędu celnego) i musi zawierać odpowiednio dane niezbędne do określenia w okresach miesięcznych:

1. ilości wyprodukowanej oraz zakupionej energii elektrycznej - w megawatogodzinach (MWh);
2. ilości energii elektrycznej dostarczonej nabywcom końcowym;
3. ilości energii elektrycznej dostarczonej podmiotom niebędącym nabywcami końcowymi;
4. dat dokonania płatności wynikających z umów właściwych do rozliczeń z tytułu dostaw;
5. ilości energii elektrycznej, od których powstał obowiązek naliczenia i zapłaty akcyzy;
6. kwot akcyzy należnej do zapłaty od energii elektrycznej;
7. ilości energii elektrycznej zwolnionej od akcyzy;
8. ilości energii elektrycznej zużytej na potrzeby własne;
9. ilości energii elektrycznej dostarczonej wewnątrzwspólnotowo albo wyeksportowanej;
10. ilości strat powstałych w wyniku przesyłu i rozdziału energii elektrycznej.

Jeżeli brak jest urządzeń pomiarowych pozwalających na precyzyjne określenie ilości zużycia własnego lub strat prowadzący ewidencję musi określić ilości szacunkowe.

W ewidencji należy wykazać:

                1)            ilości energii elektrycznej dostarczonej nabywcom końcowym wynikające z faktur, ujmowane w ewidencji zgodnie z datą sprzedaży wykazaną w fakturze;

                2)            szacunkowe ilości przepływów energii elektrycznej skutkujących powstaniem obowiązku podatkowego, powodujące obowiązek zapłaty wpłat miesięcznych, ujmowane w ewidencji miesiąca;

                3)            ilości zużytej i podlegającej opodatkowaniu energii elektrycznej, ujmowane w ewidencji miesiąca na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych (jeżeli ich brak, to ilości szacunkowe);

                4)            ilości energii elektrycznej wynikające z pozostałych czynności niepowodujących powstania obowiązku podatkowego, o których mowa wyżej, ujmowane całościowo w ewidencji miesięcznej, z uwzględnieniem powstałych strat.

Wpisy do ewidencji musisz dokonywać z dokładnością do 0,001 MWh. W przypadku gdy ewidencja prowadzona jest w formie papierowej, przed rozpoczęciem jej wypełniania, karty ewidencji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane, parafowane i opatrzone pieczęcią podmiotu obowiązanego do prowadzenia ewidencji. Właściwy naczelnik urzędu celnego opatrzy przeszycie plombą, a na ostatniej stronie ewidencji wpisze liczbę jej stron. Wpisy do ewidencji muszą być trwałe i wyraźne.

Zmiany i poprawki w ewidencji muszą być wprowadzane tak, aby przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny. Każdą zmianę lub poprawkę należy potwierdzić podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty ich wprowadzenia, a w razie potrzeby opisać również w rubryce Uwagi.

Ewidencja może być też prowadzona w formie elektronicznej. Następuję to wówczas zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej ewidencji i w taki sposób, aby:

                1)            umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą,

                2)            umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania,

                3)            pozwalała na drukowanie wpisów w porządku chronologicznym,

                4)            uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Prowadząc ewidencję w formie elektronicznej musisz przechowywać kopię ewidencji zapisaną na informatycznych nośnikach danych lub w formie wydruku. Obowiązek prowadzenia każdego rodzaju ewidencji ma realny wymiar – poza bowiem ustaleniem podstawy opodatkowania musi być ona przechowywana do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została sporządzona.

Wszyscy podatnicy akcyzy dokonujący jej sprzedaży pamiętać muszą o zasadach jej rozliczania wynikających z przepisów o VAT. Z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337 z późn. zm.), wynika podstawowy obowiązek w tym zakresie, tj. określania na fakturze kwoty podatku akcyzowego zawartej w cenie zbywanych towarów.

Przy przeliczaniu kwoty walut obcych również stosuje się przepisy o VAT, czyli przeliczenie następuje według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego (w VAT), jeżeli faktura została wystawiona w dacie lub po dacie powstania tego obowiązku.

Producenci nie są już podatnikami z tytułu produkowania energii elektrycznej, ale mogą nimi się stać, jeżeli produkcja ta przeznaczona zostanie na potrzeby własnej działalności inne niż produkcja energii elektrycznej lub jeżeli dokonają jej zbycia na rzecz nabywcy końcowego (wówczas stają się podatnikami poprzez nabycie statusu analogicznego do dystrybutorów).

Księgowanie w takim wypadku przez producentów odbywa się na analogicznej zasadzie, co w przypadku dystrybutorów. Uwagę poczynić należy jedynie w przypadku producenta korzystającego ze zwolnienia dla odnawialnych źródeł energii. Zgodnie z przepisami nowej ustawy o akcyzie zwolnienie to można zastosować dopiero z momentem otrzymania dokumentu potwierdzającego umorzenie świadectwa pochodzenia energii od Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.

Zwolnienie to realizowane będzie zatem poprzez obniżenie akcyzy należnej za najbliższe okresy rozliczeniowe. Zgodnie z poglądami doktryny księgowanie powinno nastąpić w takim przypadku w następujący sposób: po zaksięgowaniu zapłaty podatku wg zasad wyżej przedstawionych, następnie należy obniżyć kwotę zobowiązania na koncie tego samego rodzaju po stronie Debet-Winien; jednocześnie jednak nie dokonuje się księgowania na koncie Kasa lub Rachunek bieżący z uwagi nie otrzymanie realnego, fizycznego zwrotu akcyzy.

W pozostałym zakresie, tj. deklarowania podatku, prowadzenia ewidencji i zapłaty podatku w przypadku producentów płacących podatek akcyzowy z tytułu jego zbycia, obowiązują analogiczne zasady, jak w przypadku dystrybutorów energii elektrycznej.

Tekst opublikowany: 13 maja 2009 r.