W wielu rodzajach działalności powstaje konieczność załatwiania spraw firmy poza miejscowością, w której działalność ta jest prowadzona. Podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego. Niejednokrotnie podatnicy mają jednak problem z prawidłowym ustaleniem momentu zaliczenia wydatków z nią związanych do kosztów podatkowych.
Kwestia momentu zaliczenia do kosztów oraz rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową była przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 września 2010 r., nr ILPB3/423-507/10-2/JG.
Stan faktyczny
Pracownik spółki odbył delegację służbową do Chin, w sprawie toczących się rozmów handlowych ze strategicznym kontrahentem firmy. Spółka nabywa u chińskiego dostawcy główny asortyment handlowy na podstawie wcześniej zawartych umów. Wyjazd ten pracownik odbył w marcu 2010 r. i z przyczyn losowych nie rozliczył delegacji zaraz po powrocie. Pracownik nie brał przed podróżą służbową zaliczki. Całość kosztów delegacji pokrył z własnych środków. Dokumenty w celu rozliczenia podróży służbowej zostały przedłożone do rozliczenia w maju 2010 r.
Argumentacja podatnika zawarta we wniosku o interpretację podatkową
Zdaniem podatnika koszty delegacji może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, gdyż zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu i dotyczą 2010 r.
Interpretacja organu podatkowego zgodna ze stanowiskiem podatnika
Organ podatkowy przychylił się do stanowiska podatnika, podając poniższą argumentację.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm., dalej: updop).
Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodu, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:
- został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny, a więc bezzwrotny,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 updop.
| Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów, nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. |
Należy bowiem zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli możliwe jest wykazanie, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
| Obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu - każdorazowo spoczywa na podatniku. |
Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm., dalej: kp).
Zgodnie z art. 775 § 3 kp, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
W tym miejscu należy nadmienić, że kwestie związane z podróżą służbową regulują ponadto:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.).
| W konsekwencji, niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy - dietą lub inną należnością, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają wskazane wyżej przesłanki. |
Jednocześnie Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu podkreślił, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy - art. 775 § 1 kp, co w konsekwencji skutkuje faktem, iż ocenie nie podlegała kwestia dotycząca zasadności wypłaty pracownikowi należności za czas podróży służbowej, jak i terminu rozliczenia delegacji przez pracownika.
Reasumując, w myśl uregulowań wynikających z updop, koszty delegacji pracownika stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodów.
Komentarz eksperta
Stanowisko organu podatkowego należy uznać za prawidłowe.
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony.
Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
Niewątpliwie podróż służbowa spełnia powyżej wskazane kryteria, a zasadność poniesionego na nią wydatku nie powinna budzić wątpliwości.
Fakt, iż rozliczenie podróży służbowej nastąpiło dopiero po 2 miesiącach, w żaden sposób nie powinien rzutować na możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na nią poniesionych.
Podstawa prawna: - art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
- art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
- art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
