Czy pracodawca może wysłać PIT-11 mailem?

Według art. 39 ust. 1 updof, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa powyżej sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu informacja PIT-11 powinna zostać sporządzona w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 op do obliczania i pobierania podatku oraz przez tę osobę podpisana.

Zgodnie z art. 3a § 1 op podania oraz deklaracje określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie § 3 mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Organ podatkowy lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie elektronicznej, złożenie deklaracji lub podania za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a § 2 op).

Przepis art. 3b § 1 op stanowi, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

• dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach,
• jeden podpis elektroniczny.

Przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników, tj. nie regulują zasad pomiędzy podmiotami, które nie są podmiotami publicznymi. W odniesieniu do określonego w art. 37 ust. 3 updof rocznego obliczenia podatku oraz w art. 39 ust. 1 updof imiennej informacji ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikowi.

Doręczenie więc deklaracji przez płatnika może nastąpić przez bezpośrednie doręczenie przez płatnika deklaracji w sposób zwyczajowy przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też poprzez wysłanie jej pocztą. Przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może także nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem, że wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym lub tradycyjnym na adres podatnika pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym umożliwia zatem weryfikację, czy została ona sporządzona przez upoważniony podmiot. Jeśli natomiast powstaną wątpliwości odnośnie tego, czy PIT-11 został wysłany przez osobę upoważnioną to płatnika będzie obciążało udowodnienie faktu wysłania tej informacji do pracownika.

Początkowo organy podatkowe odmawiały podatnikom prawa wysyłania PIT-11 w drodze elektronicznej. Obecnie również zdarzają się interpretacje podatkowe odmawiające podatnikom tego prawa, jednak są one uchylane przez sądy administracyjne (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r. sygn. akt I SA/Po 486/10).

Aktualnie organy podatkowe w większości przyjmują, że istnieje możliwość przesyłania PIT-11 w drodze elektronicznej, przy zachowaniu określonych warunków. Na przykład w interpretacji podatkowej z 21 października 2011 r., nr IPPB4/415-653/11-2/MP Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zajął stanowisko, zgodnie z którym przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).