Czy koszt lunchu z kontrahentem można zaliczyć do kosztów podatkowych?

Zdaniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie koszty związane ze spotkaniem służbowym z kontrahentem w restauracji stanowią koszty uzyskania przychodów. Warunkiem jest by nie miały charakteru wytwornego, gdyż wówczas będą uznawane za koszty reprezentacji.

Takie stanowisko sądu potwierdza tylko opinię większości ekspertów. Lunch z kontrahentem to powszechna praktyka biznesowa, która o ile nie dotyczy wystawnego poczęstunku, np. drogich, wykwintnych potraw lub napojów alkoholowych i jest związana ze spotkaniem służbowym, nie powinna być rozpatrywana jako reprezentacja.

Cały spór wynika z braku definicji reprezentacji, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.) i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Wobec braku definicji w ustawach podatkowych czy odesłania do innych aktów prawnych należy się posłużyć potocznym rozumieniem słowa reprezentacja.

W Słowniku języka polskiego pod red. prof. Mieczysława Szymczaka reprezentacja definiowana jest jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”.

Definicja słowa „okazały” to: „wspaniały, imponujący wygląd, obfitość, wystawność, przepych, wspaniałość”, natomiast słowa: „wystawny” - „świadczący o zamożności, okazale urządzony, zorganizowany, bogaty, wspaniały, suty”.

Nietrudno się domyślić, że w praktyce pojęcia te są różnie interpretowane, a wobec tego poszczególne sytuacje - bardzo często rozbieżnie oceniane.

Organy podatkowe koszty wydatków na usługi gastronomiczne konsekwentnie traktują jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Zmieniły jedynie zdanie co do wydatków na poczęstunek dla kontrahentów w czasie spotkań w firmie, uznając je za koszty podatkowe (zob. m.in. interpretacje indywidualne: Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 grudnia 2009 r., IPPB1/415-746/09-2/EC, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 marca 2009 r., sygn. IPPB3/423-1704/08-2/KK, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 stycznia 2009 r., sygn. ILPB3/423-666/08-2/KS).

Należy jednak pamiętać, że udokumentowanie wydatków związanych z poczęstunkiem dla kontrahentów nie może się ograniczać wyłącznie do posiadania faktury bądź też innego dowodu stwierdzającego wysokość poniesionych wydatków. Trzeba dysponować dodatkowo dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej. Powinny one potwierdzać racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 września 2009 r., IPPB1/415-595/09-2/KS).

Wydatki poniesione podczas spotkania z kontrahentem w restauracji (np. obiad oraz napoje) organy podatkowe traktują już natomiast jako koszt reprezentacji - niestanowiący kosztu uzyskania przychodów. Ich zdaniem zapraszanie kontrahenta do restauracji czy kawiarni kształtuje pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz i nawet jeśli obiad nie ma charakteru wystawnego, to i tak taki wydatek nie może być uznany za koszt podatkowy.

Jako przykład można przytoczyć interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2010 r. (IPPB1/415-854/09-2/KS), w której czytamy: „fakt prowadzenia rozmów biznesowych w kawiarni lub restauracji, w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze, w celu omówienia spraw biznesowych bądź prowadzenia negocjacji handlowych sprzyjać ma bez wątpienia pozytywnym relacjom handlowym. Spotkania tego typu - czy to przy kawie, herbacie, ciastku, innym drobnym poczęstunku, obiedzie bądź kolacji są usługami gastronomicznymi i odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Noszą zatem znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu”.

Niestety, niektóre sądy przychylają się do tego stanowiska. W niedawno wydanym wyroku z 15 kwietnia 2010 r. (sygn. akt I SA/Ke 202/10) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach przyznał rację Ministrowi Finansów, podkreślając, że istotny jest cel podejmowanych działań, czyli stworzenie miłej atmosfery, która sprzyja nawiązywaniu czy podtrzymywaniu kontaktów handlowych, budowaniu zaufania do kontrahenta, a w konsekwencji pozytywne kształtowanie jego wizerunku na zewnątrz.

Wobec tak niejednolitej linii orzeczniczej i konsekwentnego stanowiska organów podatkowych lepiej ostrożnie podchodzić do rozliczania wydatków tego rodzaju jako kosztów uzyskania przychodów. O ile bowiem orzeczenie z Krakowa jest korzystne, to zawsze organ może stwierdzić, że wyrok dotyczy konkretnego stanu faktycznego (indywidualnej sprawy) i nie ma przełożenia na wszystkie tego rodzaju sytuacje. Dla pewności lepiej zatem wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej w swojej sprawie i liczyć na to, że organ tym razem zajmie odmienne stanowisko niż większość organów podatkowych.