Czy biuro rachunkowe może zatrzymać dokumenty klienta?

Zauważ, że biuro rachunkowe nie ma prawa do zatrzymania dokumentacji rachunkowej i podatkowej swojego byłego klienta. Odmawiając wydania takich dokumentów, naraża się na odpowiedzialność cywilną i karną. Zatrzymanie dokumentacji nie może bowiem stanowić samodzielnie wymierzonej przez biuro sankcji za brak zapłaty. Spory o zapłatę wynagrodzenia powinny być rozstrzygane na drodze sądowej na gruncie przepisów ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.). Biuro nie może w tym przypadku skorzystać z ustawowego prawa zastawu ani z prawa zatrzymania. Nie ma przy tym też znaczenia, czy umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych przewiduje prawo biura rachunkowego do zatrzymania ksiąg.

Prawo cywilne zna instytucję tzw. ustawowego prawa zatrzymania (zastawu). Umożliwia ono uprawnionemu do otrzymania zapłaty zatrzymanie rzeczy należących do tego, kto obowiązany jest zapłacić. Dotyczy to m.in. umowy najmu, agencji, spedycji. Ustawowe prawo zastawu nie odnosi się natomiast do umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Także przewidziane przez Kodeks cywilny prawo zatrzymania, zgodnie z którym zobowiązany do wydania cudzej rzeczy może ją zatrzymać aż do chwili zaspokojenia lub zabezpieczenia przysługujących mu roszczeń o zwrot nakładów na rzecz oraz roszczeń o naprawienie szkody przez rzecz wyrządzonej, nie może odnosić się do umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zwróć uwagę, że księgi nie są rzeczami, a ponadto prowadzenie ksiąg rachunkowych lub dokumentacji podatkowej nie oznacza ponoszenia na nie nakładów.

Co do zasady, zgodnie z Kodeksem cywilnym strony umowy mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie lub zasadom współżycia społecznego. Zapis o zatrzymaniu ksiąg nie mieści się jednak w zakresie swobody umów. Księgi podatkowe nie stanowią bowiem przedmiotów, którymi strony umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych mogą dowolnie dysponować. Wynika to z brzmienia przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości: tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm. (art. 11 i nast.), które dopuszczają jedynie prowadzenie ksiąg rachunkowych poza siedzibą jednostki - w razie powierzenia prowadzenia ksiąg uprawnionym podmiotom. Oznacza to, że w razie braku „powierzenia” prowadzenia ksiąg, przez co należy rozumieć rozwiązanie umowy o prowadzenie ksiąg, biuro rachunkowe nie ma podstawy do ich zatrzymania. Nie zmienia tego nawet zezwolenie klienta (w postaci zapisu w umowie).

Zwróć uwagę, że biuro rachunkowe ma prawo przechowywać dokumentację księgową, jedynie w razie istnienia ważnej umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Brak takiej umowy rodzi obowiązek zwrotu dokumentów. Pamiętaj, że „przechowywać” oznacza pozostawanie dokumentacji księgowej jednostki w określonym miejscu za jej zgodą. Zwróć jednak uwagę, że przepisy o rachunkowości mówią jedynie o prowadzeniu ksiąg i ich przechowywaniu.

Prowadzenie jest możliwe na podstawie ważnej umowy o prowadzenie ksiąg. Przechowywanie dopuszczalne jest natomiast wyłącznie w siedzibie jednostki. Zgodnie z przepisami uor dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki. Konsekwentnie więc prawo nie przewiduje posiadania ksiąg jednostki przez inny podmiot niż jednostka, jeśli ten inny podmiot tych ksiąg nie prowadzi. Nie istnieje zatem zgodna z prawem podstawa do zatrzymania przez biuro rachunkowe ksiąg rachunkowych byłego klienta po zaprzestaniu prowadzenia tych ksiąg, każde takie zatrzymanie ksiąg powoduje zaś odpowiedzialność karną.

Zwróć uwagę, że księgi rachunkowe, dokumentacja podatkowa oraz dokumenty źródłowe stanowią dokumenty, o których mowa w art. 115 § 14 ustawy z 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U. z 1997 r. nr 88, poz. 553 ze zm.). Odmowa ich wydania jest przestępstwem określonym w art. 276 Kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.