RSS Mapa strony Ustaw jako startową Mój portal piątek, 1 sierpnia 2014 r.
Jesteś tutaj: Strona główna » Nowości » Nowości księgowe IV kwartał 2010 » Archiwum nowości księgowych » Nowości księgowe 2010
Rozmiar tekstu:  f1 f2 f3
RSS
22.12.2010

Błędy popełniane w dokumentach zgłoszeniowych ubezpieczonego

Błędy jakie występują w dokumentach ubezpieczeniowych mogą spowodować wstrzymanie lub opóźnienie przetworzenia całego dokumentu lub poszczególnych jego bloków. Dlatego przypominamy o tym, żeby zwrócić szczególną uwagę na ich prawidłowe wypełnianie, gdyż nawet najmniejszy błąd może mieć wpływ na przyszłe świadczenia. W tym tekście opisujemy błędy, jakie płatnicy składek popełniają w dokumentach zgłoszeniowych ubezpieczonego.
1. Nieprawidłowości w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego
Konto ubezpieczonego oznacza się danymi identyfikacyjnymi wykazanymi w bloku III. dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Korektę lub zmianę danych identyfikacyjnych ubezpieczonego dokonuje wyłącznie na formularzu ZUS ZIUA z uwagi na fakt, że tylko przy pomocy tego formularza istnieje możliwość zmiany danych identyfikacyjnych na koncie ubezpieczonego. Zmianę lub korektę na ZUS ZIUA przekazuje płatnik, który zgłosił danego ubezpieczonego do ubezpieczeń.
PRZYKŁAD
Płatnik składek ROBOT S.A. zgłosił na dokumencie ZUS ZUA ubezpieczoną na podstawie stosunku pracy Marię Jaworską. Przy wpisywaniu numeru PESEL p. Jaworskiej płatnik popełnił błąd. Korektę numeru PESEL dokonał na dokumencie ZUS ZIUA, który wypełnił w następujący sposób:

W bloku I. polu 01. Dane organizacyjne wpisał 2 - korekta.



W bloku II. wpisał dane identyfikacyjne płatnika składek - firmy ROBOT S.A.

W bloku III. wpisał dane pani Jaworskiej z dokumentu ZUS ZUA - z nieprawidłowym numerem PESEL.



W bloku IV wpisał prawidłowe dane, w tym skorygowany numer PESEL.

 

Po uzupełnieniu bloku V. Oświadczenie płatnika składek przekazał dokument ZUS ZIUA do ZUS.

PRZYKŁAD
Po miesiącu zatrudnienia w firmie ROBOT S.A. ubezpieczona wyszła za mąż i zmieniła nazwisko z Jaworska na Mirecka. Zmianę nazwiska osoby ubezpieczonej płatnik dokonał na dokumencie ZUS ZIUA. Ponieważ p. Maria Jaworska rozpoczynając pracę w firmie ROBOT S.A nie miała nadanego NIP-u, jako drugi identyfikator numeryczny płatnik podał serię i numer dowodu osobistego. Zatem na tym samym dokumencie płatnik mógł uzupełnić jej dane identyfikacyjne wpisując NIP a usuwając dowód tożsamości.

W danych organizacyjnych w polu I.01. zaznaczył zmianę poprzez wpisanie 1.



W bloku II wpisał dane identyfikacyjne płatnika składek. W bloku III. wpisał dane identyfikacyjne pani Jaworskiej wykazane w bloku IV w poprzednim dokumencie ZUS ZIUA.



W bloku IV. wpisał dane z uwzględnieniem zmiany nazwiska, dodaniem NIP-u oraz usunięciem dokumentu tożsamości.



Po uzupełnieniu bloku V. Oświadczenie płatnika składek przekazał dokument do ZUS.
Przy omawianiu błędów w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy wspomnieć o prawidłowym zgłaszaniu cudzoziemców.

Osoba, która nie posiada obywatelstwa polskiego (zatem nie ma nadanego numeru PESEL i nie ma wydanego dowodu osobistego), w dokumentach ubezpieczeniowych może - przejściowo - posługiwać się numerem paszportu lub innego dokumentu tożsamości (w sytuacji, jeżeli jest obywatelem Unii Europejskiej).
Jeżeli cudzoziemiec podlega na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu, to płatnik składek jest zobowiązany do wystąpienia o nadanie numeru PESEL, a następnie konsekwentne wpisywanie go w dokumentach ubezpieczeniowych.
2. Nieprawidłowości w danych identyfikacyjnych członka rodziny zgłoszonego przez ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego
Należy zauważyć, że wiele nieprawidłowości powstaje przy zgłaszaniu członka rodziny.

Najczęściej występujące błędy pojawiające się przy wypełnianiu formularza ZUS ZCNA - Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego to:
  • brak minimum identyfikacyjnego członka rodziny, co oznacza, że został zgłoszony z imieniem i nazwiskiem, ale bez identyfikatora numerycznego.
Dziecko będące obywatelem polskim, przy rejestracji narodzin w urzędzie stanu cywilnego, ma nadawany numer PESEL, który należy wpisać w dokumencie ZUS ZCNA przy zgłaszaniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Poniżej dokument ZUS ZCNA bez minimum identyfikacyjnego.

W przypadku zgłaszania do ubezpieczenia zdrowotnego osoby niebędącej obywatelem polskim należy wpisać serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
Dokument bez minimum identyfikacyjnego zostanie uznany przez system informatyczny ZUS za błędny i w tej sytuacji należy wypełnić prawidłowo kolejny taki dokument.
  • błędne dane identyfikacyjne członka rodziny, które można skorygować wypełniając ponownie dokument ZUS ZCNA;
Bloku I. Dane organizacyjne nie należy wypełniać.


W bloku IV.A. w polu 01. należy wpisać 2 - wyrejestrowanie członka rodziny, a następnie wpisać wszystkie dane z poprzedniego dokumentu - łącznie z danymi błędnymi.


W bloku IV.B. należy wpisać adres zamieszkania członka rodziny (jeżeli adres jest taki sam, jak osoby ubezpieczonej, blok IV.B. może pozostać niewypełniony). W bloku V.A. pole 01. należy wpisać 1 - zgłoszenie członka rodziny i uzupełnić pozostałe dane, pamiętając o tym, żeby wpisać prawidłowy identyfikator (w tym przykładzie jest to PESEL).


Po wypełnieniu bloku VI. Oświadczenie płatnika składek (ewentualnie bloku V.B., jeżeli adres zamieszkania członka rodziny jest inny niż ubezpieczonego) dokument można przekazać do ZUS.

Dodatkowo należy wspomnieć o dość częstym błędzie występującym przy wypełnianiu dokumentu ZUS ZCNA, a polegającym na wpisaniu tych samych danych identyfikacyjnych ubezpieczonemu i członkowi rodziny. Dokument wypełniony w ten sposób nie będzie przetworzony przez system informatyczny ZUS, zatem należy wypełnić prawidłowo i przekazać do ZUS kolejny taki dokument.
3. Nieprawidłowości przy dokonywaniu zmiany lub korekty kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczeń oraz terminów ich powstania
Największy problem w dokumentach zgłoszeniowych ubezpieczonego stanowi prawidłowe wypełnienie bloku dotyczącego ubezpieczeń w zakresie: kodu tytułu ubezpieczenia, daty powstania obowiązku ubezpieczeń oraz tzw. schematu podlegania ubezpieczeniom (określenia jakie ubezpieczenia są dla danego kodu obowiązkowe, a jakie dobrowolne).

Dane dotyczące tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczeń (czyli schematu podlegania) oraz terminów ich powstania koryguje się poprzez zgłoszenie wyrejestrowania na formularzu ZUS ZWUA oraz ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń, zawierające prawidłowe dane na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
PRZYKŁAD
Zmiana kodu tytułu ubezpieczenia

W 2009 r. płatnik składek zgłosił do ZUS ubezpieczonego z tytułu zawartej z nim umowy zlecenia. Umowa zlecenia wykonywana była poza siedzibą płatnika składek. W dokumencie ZUS ZUA wpisał kod tytułu ubezpieczenia 0412 00. Ponieważ od 1 stycznia 2010 r. kod tytułu 0412 XX przestał obowiązywać, płatnik składek powinien zmienić ubezpieczonemu kod tytułu ubezpieczenia na 0411 00. W tym celu złożył zgłoszenie wyrejestrowania ubezpieczonego z kodem tytułu ubezpieczenia 0412 00 na formularzu ZUS ZWUA od 1 stycznia 2010 r. oraz ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA od 1 stycznia 2010 z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia 0411 00.

W bloku I. Dane organizacyjne płatnik zaznaczył pole 01. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń.



Następnie wypełnił prawidłowo blok II. z danymi identyfikacyjnymi płatnika składek oraz blok III. z danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego.

W bloku IV. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń wpisał kod tytułu ubezpieczenia, z którym ubezpieczony był zgłoszony i podlegający zmianie (041200), datę wyrejestrowania (01.01.2010) oraz kod przyczyny wyrejestrowania (600 - inna przyczyna wyrejestrowania).



Blok V. Oświadczenie płatnika składek zostało uzupełnione datą, podpisem ubezpieczonego i płatnika składek.

Następnie wypełnił za tego samego ubezpieczonego dokument ZUS ZUA.

W bloku I. zaznaczył pole 01. Zgłoszenie do ubezpieczeń



Wypełnił prawidłowo bloki II. - IV. W bloku V. wpisał prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia obowiązujący od 1 stycznia 2010 r.



Wypełnił prawidłowo blok VI. - VII., wpisując datę podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu z powyższego kodu. Dodatkowo w bloku VII. wpisał kod oddziału NFZ.



W następnych blokach uzupełnił też dane adresowe ubezpieczonego i tak wypełnione dokumenty płatnik przekazał do ZUS.
W ten sam sposób należy zmienić lub skorygować każdą nieprawidłowość w kodzie tytułu ubezpieczenia, również w zakresie piątego i szóstego znaku.
PRZYKŁAD
Zmiana terminu powstania ubezpieczeń

Ten sam ubezpieczony w marcu 2010 r. zgłosił wniosek o objęcie go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym od 1 kwietnia 2010 r. Płatnik składek ponownie musi za ubezpieczonego złożyć dwa formularze - ZUS ZWUA i ZUS ZUA.

W danych organizacyjnych formularza ZUS ZWUA zaznaczył pole dotyczące wyrejestrowania z ubezpieczeń.



Wypełnił prawidłowo bloki II. - III. dotyczące danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego.

W bloku IV. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń wpisał kod tytułu ubezpieczenia zleceniobiorcy, w kolejnych polach wpisał datę wyrejestrowania (tj. datę, od której zleceniobiorca zgłosił chęć podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu) oraz kod przyczyny wyrejestrowania.



Po uzupełnieniu bloku V. Oświadczenie płatnika składek (wpisując datę, podpis płatnika, podpis osoby ubezpieczonej) dokument jest gotowy, aby przekazać do ZUS.

Następnie wypełnił formularz ZUS ZUA.

W danych organizacyjnych zaznaczył zgłoszenie do ubezpieczeń.



Uzupełnił bloki dotyczące danych identyfikacyjnych płatnika składek (blok II.) oraz ubezpieczonego (blok III.), blok danych ewidencyjnych ubezpieczonego (blok IV.), w którym wpisał drugie imię, nazwisko rodowe, obywatelstwo oraz zaznaczył płeć.

Po czym wypełnił bloki dotyczące ubezpieczeń. W bloku V. wpisał kod tytułu ubezpieczenia 0411 00. W kolejnym bloku VI. wpisał datę przystąpienia do obowiązkowych z tego tytułu ubezpieczeń (1 kwietnia 2010 r., tj. data, którą ubezpieczony wskazał we wniosku o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym) oraz zaznaczył pola odnoszące się do obowiązkowych ubezpieczeń (emerytalne, rentowe i wypadkowe). W bloku VII - dedykowanym obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu - wpisał tę samą datę jako powstanie obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego (1 kwietnia 2010 r.), a obok wpisał kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia (07R oznacza Mazowiecki Oddział NFZ).

Następnie wypełnił blok VIII. Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych, w którym zaznaczył wniosek ubezpieczonego o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym od 1 kwietnia 2010 r.



Po wypełnieniu pozostałych obowiązkowych bloków (danych adresowych, oświadczenia płatnika składek - łącznie z datą i podpisami płatnika i ubezpieczonego) przekazał dokumenty ZUS ZWUA i ZUS ZUA do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

PRZYKŁAD
Ubezpieczony wykonywał umowę zlecenia u dwóch płatników. Z jednej umowy podlegał ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, z drugiej - tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. W trakcie trwania umów ubezpieczony złożył wniosek u drugiego płatnika o objęcie go dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi. Ponieważ ubezpieczonemu zmienił się tzw. schemat podlegania, płatnik wypełnił dokument ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA.

W bloku I. dokumentu ZUS ZWUA zaznaczył wyrejestrowanie z ubezpieczeń.



W bloku IV. wpisał kod tytułu ubezpieczenia (z którego opłacana była składka na obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne) oraz datę, od której ubezpieczony chciał podlegać dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym. Wpisał także kod wyrejestrowania.



Po wypełnieniu bloku zawierającego oświadczenie płatnika składek dokument był gotowy do przekazania do ZUS.

Następnie wypełnił dla tego ubezpieczonego zgłoszenie do ubezpieczeń na dokumencie ZUS ZUA.



Bloki dotyczące ubezpieczeń (V. - VIII.) wypełnił następująco:
  • wpisał kod tytułu ubezpieczenia dla zleceniobiorcy w polu V.01.,
  • wpisał datę, od której ubezpieczony wyraził chęć podlegania dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym w polu VI.01.,
  • w obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych zaznaczył ubezpieczenie wypadkowe w polu VI.05., ponieważ w przypadku objęcia dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi ubezpieczony ten obowiązkowo podlega ubezpieczeniu wypadkowemu,
  • wpisał tę samą datę powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego w polu VII.01. oraz kod oddziału NFZ w polu VII.02.,
  • zaznaczył dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz wpisał datę, od której ubezpieczony chciał im podlegać.


Po uzupełnieniu pozostałych obowiązkowych bloków oraz wpisaniu daty wypełnienia i autoryzowaniu (podpisaniu) dokumentu przez płatnika składek i ubezpieczonego obydwa dokumenty zostały przekazane do ZUS.

PRZYKŁAD
Ubezpieczony wykonywał umowę zlecenia u dwóch płatników. Z jednej umowy podlegał ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, z drugiej - tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pierwsza umowa trwała od 15 października 2009 r. do 15 kwietnia 2010 r. Umowa z drugim płatnikiem została zawarta na okres od 1 lutego 2010 do 31 sierpnia 2010 r. Ponieważ od 16 kwietnia 2010 r. wykonywał umowę zlecenia tylko u drugiego płatnika, od tej daty powinien zostać przez niego zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. W tej sytuacji płatnik powinien wyrejestrować ubezpieczonego na formularzu ZUS ZWUA od 16 kwietnia 2010 r. i od tej samej daty zgłosić go do odpowiednich ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA.

Oto jak prawidłowo powinny być wypełnione bloki dotyczące wyrejestrowania oraz zgłoszenia do ubezpieczeń w ww. formularzach w opisanym powyżej przypadku.

Płatnik składek jako pierwszy wypełnił formularz ZUS ZWUA.



ZUS ZWUA - Blok I. Dane organizacyjne



ZUS ZWUA - Blok IV. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

Jako drugi wypełnił formularz ZUS ZUA.



ZUS ZUA - Blok I. Dane organizacyjne



ZUS ZUA:
  • Blok V. Tytuł ubezpieczenia,
  • Blok VI. Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych,
  • Blok VII. Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym,
  • Blok VIII. Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych.
4. Nieprawidłowości w danych adresowych ubezpieczonego   
Ważną częścią dokumentu ZUS ZUA/ZUS ZZA są bloki zawierające dane adresowe. Dane adresowe ubezpieczonego powinny być na bieżąco aktualizowane ze względu na przekazywanie na adres wskazany w dokumencie zgłoszeniowym jako aktualny Informacji o stanie konta ubezpieczonego w ZUS.

Jeżeli ubezpieczony posiada więcej niż jeden adres, w zależności od sytuacji powinien być wpisany także adres zamieszkania, ewentualnie również adres do korespondencji.

Przy wypełnianiu należy pamiętać o prawidłowym kodzie pocztowym, nazwie miejscowości, wpisaniu gminy/dzielnicy (co umożliwia sprawdzenie przez system informatyczny ZUS poprawności kodu pocztowego ze względu na powtarzające się w naszym kraju nazwy miejscowości) oraz nazwie ulicy, numerze domu i mieszkania - jeżeli występują w adresie tego ubezpieczonego.

Każdą zmianę lub korektę danych adresowych dokonuje się odpowiednio na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA z zaznaczeniem w danych organizacyjnych pola dotyczącego zmiany/korekty danych.
PRZYKŁAD
W zgłoszeniu ubezpieczonego na formularzu ZUS ZUA płatnik składek wpisał nieprawidłową nazwę ulicy, zamiast ul. Radosna wpisał ul. Radna. W celu skorygowania tego błędu, przekazał ponownie dokument ZUS ZUA.

W bloku I. Dane organizacyjne zaznaczył korektę dokumentu wpisując cyfrę 2.



Wypełnił prawidłowo wszystkie pola tak jak w pierwszym dokumencie ZUS ZUA, a w bloku XI. Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wpisał prawidłowy adres ubezpieczonego.



Jak w każdym dokumencie wypełnił datę oraz uzupełnił podpisami płatnika i ubezpieczonego.
Przy wpisywaniu adresu zagranicznego należy pamiętać o wypełnieniu pola 08. Symbol państwa - zagraniczny kod pocztowy, w takim przypadku nie należy wypełniać polskiego kodu pocztowego w polu 01.
Podstawa prawna: - ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Dokumenty o zbliżonej tematyce

Nie jesteś jeszcze użytkownikiem Portalu FK?

Tylko w Portalu FK:

  • informacje o planowanych i aktualnych zmianach przepisów księgowo-podatkowych,
  • wiarygodne interpretacje zmian przygotowane przez zaufanych ekspertów,
  • możliwość indywidualnej konsultacji z ekspertem,
  • mnóstwo wzorów dokumentów, m.in.: deklaracje i formularze do ZUS i dokumenty związane z kontrolą Urzędu Skarbowego.

Otrzymasz praktyczny
prezent: informator
w formacie PDF


Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.