Arkusze spisowe jako dokument inwentaryzacyjny

Arkusze spisowe powinny spełniać warunki określone w przepisach ustawy o rachunkowości oraz wewnętrznych uregulowaniach jednostki. Na naszej stronie internetowej znaleźć można przykłady arkuszy spisowych.

Jednostki stosują różne wzory formularzy arkuszy spisowych. Różnice dotyczą jednak z reguły jedynie szaty graficznej, zaś ich treść jest podobna. Dane z tych arkuszy są przeznaczone do zestawień zbiorczych spisów z natury lub do zestawień różnic inwentaryzacyjnych.

Arkusz spisowy to dokument księgowy, zatem powinien spełniać wszystkie wymogi wynikające z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.). Musi spełniać wymogi wynikające z art. 21 ust. 1 uor, a to oznacza umieszczenie na nim co najmniej następujących informacji:

• nazwa jednostki i pola spisowego (może tu być pieczęć firmowa),
• numer arkuszu,
• skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie, powinny tu znaleźć się imiona, nazwiska i podpisy członków zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych materialnie (lub tzw. głównych użytkowników) oraz np. asystującego biegłego rewidenta,
• datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu w danym dniu,
• datę na jaką przypada termin spisu,
• dane dotyczące spisywanych składników
• ogólna liczba pozycji, podawana na ostatnim arkuszu spisu,
• data i podpisy członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych na końcu arkusza spisowego.

W odniesieniu do informacji identyfikujących spisywane składniki aktywów należy umieścić w szczególności:

• numery kolejnych pozycji arkusza spisowego przeznaczonych dla określonych składników,
• symbole składników (cechy, numer, gatunek, symbol klasyfikacyjny - z reguły występujący w zakładowym indeksie i używany przez wszystkie zainteresowane służby - w tym księgowość),
• jednostki miary inwentaryzowanych składników,
• ilości stwierdzone w czasie spisu,
• ustalone ceny i wartości, co dotyczy z reguły inwentaryzacji towarów ujmowanych jedynie wartościowo, np. w sklepach i gastronomii. W pozostałych przypadkach przyporządkowania składnikom właściwych cen oraz określenia ich wartości dokonuje po otrzymaniu arkuszy spisowych księgowość jednostki.

W praktyce najczęściej stosowana jest zasada, z reguły aprobowana w większości instrukcji inwentaryzacyjnych jednostek, że odrębne arkusze spisowe sporządza się na składniki stanowiące:

• pełnowartościowe artykuły własne,
• własne składniki niepełnowartościowe (uszkodzone, zniszczone itp.), nadmierne lub zbędne - wymagające przyjęcia specjalnego sposobu zagospodarowania lub upłynnienia,
• własność innych jednostek, a więc postawione np. dostawcom do dyspozycji, przyjęte do przerobu, naprawy itp. składniki obce ujmuje się z zasady na jednym arkuszu bez względu na to, czy są to artykuły pełno, czy też niepełnowartościowe, wyróżniając je adnotacjami w uwagach arkuszy spisowych.

Arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Oznacza to, iż zarówno ich wydanie, jak i potem odebranie powinno być potwierdzone podpisem osób zdających i odbierających. Za rozliczenie arkuszy spisowych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba bezpośrednio przez niego wskazana.

Przy sporządzaniu, a potem wykorzystywaniu arkuszy spisowych należy przestrzegać kilku zasad:

• Wpisu do arkuszu spisowego należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika.
  
  
• Dane do arkuszy spisowych wpisuje się w sposób trwały, czyli długopisem, cienkopisem, pismem maszynowym.
  
  
• W przypadku braku danych odpowiednio wpisuje się „brak danych” lub „nie dotyczy”.
  
  
• Przy wypełnianiu arkuszy spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów, towarów itp., a w razie braku indeksu - używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miar, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej.
  
  
• Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawić zgodnie z art. 22 ust. 3 uor. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby. Nanoszenie poprawek powinno być w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub jej przedstawiciela.
  
  
• Dokonywanie poprawek winno znaleźć swoje odbicie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę odnośnie dokonanej poprawki: pozycję spisową, powód dokonania poprawki, przez kogo.
  
  
• Ilość egzemplarzy sporządzanych arkuszy spisowych powinna wynikać z obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej, ale arkusze spisowe sporządzane są najczęściej w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem oryginału dla księgowości, a kopii dla osób odpowiedzialnych materialnie. W przypadku niektórych inwentaryzacji incydentalnych (np. zdawczo-odbiorczych, albo dotyczących zapasów obcych, jeżeli w myśl ustaleń właściciel powinien otrzymać kopię arkusza spisowego) arkusze spisowe wypełnia się w 3 egzemplarzach.
  
  
• W arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych, niewypełnionych wierszy - po zakończeniu wpisywania należy uniemożliwić dopisywanie informacji. Może to nastąpić poprzez umieszczenie na arkuszu informacji „zakończono na pozycji…” albo przez tzw. „wyżetowanie”.

W niektórych wypadkach wpis do arkuszy spisu może być również dokonany w terminie późniejszym na podstawie odczytu rzeczywistego stanu składnika majątku zarejestrowanego wstępnie na taśmie magnetycznej lub w inny sprawny technicznie sposób i pod warunkiem, że taśma magnetyczna lub inne urządzenie, w których wstępnie zarejestrowano wynik spisu, w okresie od jego dokonania aż do sporządzenia arkuszy spisu, będą przechowywane w sposób zapewniający ich nienaruszalność i umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej stwierdzenie, że nie dokonano w nich jakichkolwiek zmian.

Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości. Z kolei w przypadku, gdy wyceny arkusza spisowego sporządzonego w placówkach detalu lub gastronomii dokonuje zespół spisowy, wówczas sporządza on na ostatniej stronie spisu lub na odrębnej kartce zestawienie stron oraz podsumowuje go, co po porównaniu z saldem wynikającym z raportu sklepu (restauracji) lub wydruku kasy rejestrującej umożliwia wstępne rozliczenie spisu, czyli ustalenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej.

Zakończenie spisów z natury polega m.in. na tym, że po wpisaniu do arkusza spisowego ostatniej pozycji wpisuje się poniżej adnotację informującą o tym, że „spis został zakończony na pozycji ...”.

Osoby materialnie odpowiedzialne powinny potem złożyć oświadczenie końcowe stwierdzające, że:

• nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu, oraz
• że ujęto w nim wszystkie znajdujące w rejonie spisowym składniki dokładnie w ich obecności lub z ich udziałem przeliczone, przemierzone i przeważone.

Jeżeli osoby te wnoszą określone zastrzeżenia, należy je w tym momencie sprecyzować i zapisać, wraz z ich uzasadnieniem.

Zespół spisowy w czasie spisu majątku obligatoryjnie dokonuje w porozumieniu z osobą materialnie odpowiedzialną oceny przydatności składników majątku służącej do bieżącej działalności. Spisuje się je na oddzielnych arkuszach. W razie stwierdzenia składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych itp. zespół spisowy (lub inny zespół powołany do tego celu) w porozumieniu z komisją inwentaryzacyjną oraz po zasięgnięciu opinii głównego księgowego opracowuje projekt ich wyceny i przedstawia wnioski w sprawie ich zagospodarowania.

Jedną z ostatnich czynności zespołu spisowego w związku z przeprowadzonym spisem z natury jest opracowanie sprawozdania z przebiegu spisu oraz poczynionych w związku z tym ustaleń i stwierdzeń. Do tego sprawozdania zespół spisowy dołącza komplet dokumentacji związanej ze spisem, a więc także arkusze spisowe wykorzystane, anulowane i niewykorzystane, protokoły kontroli kasy, rysunki, obmiary, obliczenia i inne materiały pomocnicze, spisy i protokoły wyceny artykułów niepełnowartościowych, nadmiernych i zbędnych, oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie. Sprawozdanie to wraz z załącznikami  przekazywane jest przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

4. Zwrócenie osobom materialnie odpowiedzialnym ewidencji inwentaryzowanych składników

Ostatnią czynnością zespołu spisowego jest zwrócenie osobom materialnie odpowiedzialnym prowadzonej przez nie, lecz zabezpieczonej na czas spisu, ewidencji inwentaryzowanych składników.

Na arkuszach spisu następnie dokonuje się wyceny składników majątku oraz ustala łączną ich wartości z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane. Można jednak:

• nie dokonywać wyceny składników majątku bezpośrednio na arkuszach spisu, jeżeli w zbiorczych zestawieniach arkuszy spisu ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości;
• zaniechać wyceny akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych oraz rzeczowych składników majątku na arkuszach spisu, jeżeli składniki te są ujęte w urządzeniu ewidencyjnym zawierającym informację o ich ilości i wartości w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji, a więc umożliwiającym ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych.

Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w art. 28 ust. 1 uor.