Aktualizacja danych w Krajowej Ewidencji Podatników jest konieczna

Jeżeli jesteś podatnikiem podatku VAT, obowiązkowo musisz zaktualizować dane w ciągu 14 dni od dnia wystąpienia zmiany.
Inni podatnicy mają więcej czasu na dokonanie zgłoszenia aktualizującego - obowiązuje ich 30 dniowy termin.

Jeżeli musisz zaktualizować swoje dane, powinieneś wypełnić odpowiedni formularz zgłoszenia aktualizacyjnego:
Formularz NIP-1 wypełniają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
Formularz NIP-3 wypełniają osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Wypełniony formularz musisz dostarczyć do urzędu skarbowego lub przesłać za pośrednictwem poczty, adresując do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Są dwa wyjątki od tej zasady.

1. Za podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy dokonują aktualizacji swoich danych za pośrednictwem płatnika.

2. Podatnicy, którzy są wyłącznie podatnikami podatku rolnego, leśnego lub od nieruchomości, składają wypełnione zgłoszenie aktualizacyjne w organie podatkowym gminy (miasta) właściwym dla tego podatku. Zgłoszenie aktualizujące składają razem ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji na podatek lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.

Wymiana dowodów osobistych przez organy ewidencyjne gmin, a także zmiana numerów rachunków bankowych przeprowadzana przez banki wymaga, zgodnie z ustawą o NIP, aktualizacji danych podanych w zgłoszeniu.

Konieczność zgłaszania zmian, które nastąpiły w Twoich danych, wynika nie tylko z ustawy o NIP ale również z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ponadto aktualizacja danych leży także w interesie podatników. Jeżeli zadeklarowałeś zwrot nadpłaty podatku na rachunek osobisty, za niedopełnienie obowiązku podania aktualnego numeru rachunku możesz zostać obciążony kosztami zwrotu przelewu. Aktualne dane są również niezbędne do dokonania zwrotu nadpłaty podatku w kasie urzędu skarbowego.

Niedopełnienie obowiązku przewidzianego przez ustawę o NIP jest również zagrożone sankcjami w Kodeksie karnym skarbowym.

Ministerstwo Finansów zapewnia przy tym, że samo przekroczenie terminu nie oznacza jeszcze popełnienia wykroczenia skarbowego, gdyż odpowiedzialność karna w postępowaniu karnym skarbowym uzależniona jest od winy umyślnej sprawcy czynu.

Niedawno Minister Finansów wydał nowe rozporządzenie w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych (rozporządzenie Ministra Finansów z 14 listopada 2003 r., Dz. U. nr 202, poz. 1959). W rozporządzeniu określone zostały nowe wzory formularzy NIP-1, 2 i 3. Jednak nadal możesz stosować stare formularze (do wyczerpania nakładu, ale nie dłużej niż do 30 czerwca 2004 r.). Nie dotyczy to jedynie formularza NIP-Z.

Pamiętaj, że masz obowiązek aktualizacji danych, które podałeś w zgłoszeniu pod groźbą kary (art. 81 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. nr 83, poz. 930 z późn. zm.).

Autor: Dorota Ryterska, prawnik