Prezenty dla pracowników na Nowy Rok – poznaj skutki księgowe i podatkowe

Wręczanie prezentów pracownikom z okazji świąt, jubileuszy, czy właśnie Nowego roku jest ogólnie przyjętym zwyczajem i stanowi dowód wdzięczności za czas przepracowany w danej firmie.

Takie postępowanie wpływa motywująco na innych pracowników, co może przekładać się na efektywność ich pracy i w konsekwencji na wielkość przychodów osiąganych przez pracodawcę. To powoduje, że wydatek na prezent dla pracownika może zostać zaliczony do kosztów podatkowych pracodawcy, spełnia, bowiem przesłankę wskazaną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – jest poniesiony w celu zabezpieczenia źródła przychodów.  W księgach rachunkowych taki zakup będzie ujęty, jako Świadczenie na rzecz pracowników – oczywiście, jeśli będzie finansowany ze środków obrotowych pracodawcy.

Przekazując prezenty pracownikom pracodawca musi pamiętać, że do przychodów pracownika zalicza się nie tylko wypłacone mu wynagrodzenia i inne należności pieniężne, ale również wartość przekazanych mu świadczeń w naturze (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). W konsekwencji do przychodów pracowniczych należy zaliczyć wartość plecaka przekazanego pracownikowi. Wartość prezentu dolicza się do pozostałych przychodów pracownika osiągniętych w miesiącu jego otrzymania i od ich sumy oblicza się i pobiera zaliczkę na podatek.

Wartość tego przychodu należy ustalić na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. W praktyce zazwyczaj jest to cena zakupu prezentu.

Zaznaczyć należy, że skoro pracodawcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy zakupie, to przekazując prezenty pracownikom na ich cele osobiste musi takie przekazanie opodatkować VAT (zgodnie z art. 7 ust 2 pkt 1  ustawy o VAT). Wtedy VAT należy ująć:

• Wn Podatki i opłaty – VAT od przekazania na cele osobiste
• Ma VAT należny.

Kwestia opodatkowania nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych przez pracowników od pracodawców budziła wątpliwości po stronie pracowników oraz pracodawców i prowadziła do sporów interpretacyjnych. Zagadnienie to zostało ostatecznie rozstrzygnięte przez Trybunał Konstytucyjny, w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13.

Jak wskazał, opierając się na tym wyroku dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 marca 2017 r.,  nr 1462-IPPB4.4511. 180.2017.1.JM,kryteriumwystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) - nie jest spełnione, gdy pracodawca wręcza pracownikom prezenty okolicznościowe w postaci drobnych upominków, np. pióra, wpinki z logo, zegarka, kwiatów czy upominkowego vouchera w związku z przejściem na emeryturę czy jubileuszem firmy.

W tym przypadku, nawet, jeśli upominki te będą przekazywane w ramach firmowych uroczystości za zgodą obdarowanego, po jego stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób, bowiem zakładać, że gdyby nie spotkania mające na celu uhonorowanie obdarowanych i przekazanie upominków, pracownik wydałby pieniądze na ich zakup.

Podsumowując, wręczenie pracownikom drobnych, okolicznościowych upominków w przywołanych sytuacjach, nie stanowi dla nich przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.