Niepodjęte wynagrodzenia - jak ewidencjonować?

Ustawa o rachunkowości nie narzuca reguł księgowania i obiegu przepływu pieniądza odnośnie wynagrodzeń. Powinno to wynikać z polityki rachunkowości firmy. Należy jednak pamiętać, iż zgodnie z art. 8 ust. 1 uor, określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Poznaj pełną treść odpowiedzi i sprawdź prawidłowe księgowania.

Ustawa o rachunkowości nie narzuca reguł księgowania i obiegu przepływu pieniądza odnośnie wynagrodzeń. Powinno to wynikać z polityki rachunkowości firmy.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 uor jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną - art. 4 ust. 2 uor.

Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Dlatego też kwestia organizacji wypłat wynagrodzeń leży w gestii spółki. Należy jednak pamiętać, iż zgodnie z art. 8 ust. 1 uor, określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.

W opisanej przez Panią sytuacji mogą mieść miejsce dwa przypadki.

I Całość operacji wynagrodzeń ma miejsce jako przelewy bankowe. Wówczas dekretacja przebiega tylko pomiędzy rachunkami bankowymi, np.

1. Wypłata wynagrodzeń na odrębne konto:

• Wn Rachunek bankowy B
• Ma Rachunek bankowy A.

1. Wypłata wynagrodzeń

• Wn Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń
• Ma Rachunek bankowy B.

W tym przypadku nie ma miejsca kwestia niepodjętych wynagrodzeń.

II Pobranie przez pracownika upoważnionego wynagrodzeń w celu ich przekazania innym osobom:

1. Wypłata wynagrodzeń na odrębne konto:

• Wn Rachunek bankowy B
• Ma Rachunek bankowy A.

1. Pobranie wynagrodzeń przez pracownika

• Wn Kasa/Inne należności (w analityce pracownik X)
• Ma Rachunek bankowy B.

1. Przekazanie wynagrodzeń

• Wn Kasa/Inne należności (w analityce pracownik X)
• Ma Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń.

Należy także pamiętać o ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 22 ww. ustawy dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Dodatkowo należy pamiętać, że w drugiej sytuacji istnieje ryzyko niepodjętych wynagrodzeń przez pracownika. Problem niepobranych przez pracownika wynagrodzeń należy rozpatrywać stosownie do przepisów Kodeksu pracy (kp). Otóż zgodnie z art. 291 § 1 kp, roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

W  przypadku 3-letniego okresu przedawnienia jednostka może spisać to zobowiązanie na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:

• Wn "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
• Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Aby mieć pewność, czy można odpisać niepobrane wynagrodzenie w prezentowany powyżej sposób, należy sprawdzić, czy w międzyczasie nie nastąpiło przerwanie biegu przedawnienia. Należy przy tym pamiętać, że przepisy kp (art. 293-295) stanowią, iż bieg przedawnienia przerywa się:

1) przez każdą czynność przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów lub egzekwowania roszczeń przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia,

2) przez uznanie roszczenia.

Ponadto bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas trwania przeszkody spowodowanej siłą wyższą, jeżeli uprawniony nie mógł dochodzić roszczeń z tego powodu.

Także należy zwrócić uwagę na przepisy podatkowe w tek kwestii. Od wypłaconego wynagrodzenia płatnik oblicza, pobiera i odprowadza zarówno zaliczkę na podatek dochodowy, jak i składki należne ZUS. Zgodnie z art. 31 updof osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej ,, zakładami pracy ", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Zgodnie z art. 38 ust. 1 updof płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy w terminie do dnia 20. miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeśli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

W myśl art. 81 op jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyny korekty. W przypadku niepodjęcia postawionego do dyspozycji podatnika wynagrodzenia nie ma podstaw do sporządzenia korekty deklaracji PIT-4 przez jednostkę.