Jak zaewidencjonować zakup nowej wersji oprogramowania?

Przepisy rachunkowe i podatkowe nie przewidują możliwości dokonywania ulepszeń wartości niematerialnych i prawnych. Jak wobec tego dokonać przyjęcia nowej wartości, która stanowi „lepszą wersję” poprzedniej?

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje ulepszeń wartości niematerialnych i prawnych, co wynika z art. 33 ust. 1 uor. Podobnie ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 16g ust. 13 wskazuje, że ulepszeniu mogą podlegać tylko środki trwałe. Oznacza to, że w omawianym przypadku należy dokonać przyjęcia nowej wartości niematerialnej i prawnej w wysokości ceny nabycia poniesionej na jej zakup.

Póki system informatyczny nie został jeszcze w pełni wdrożony nie należy go przyjmować i tym samym amortyzować. Nie ma on bowiem jeszcze oczekiwanej funkcjonalności, gdyż nawet w użytkowanych modułach mogą być dokonywane zmiany.

Zgodnie na przykład z art. 16g ust 14 updop wartość początkową praw majątkowych, w tym licencji i autorskich praw majątkowych, stanowi cena nabycia tych praw. Możliwość zapłacenia różnicy była w tym przypadku rabatem udzielonym przez sprzedawcę, zatem wartości „starego” oprogramowania nie należy uwzględniać w wartości nowego programu.

W przypadku zaprzestania użytkowania starej wersji należy ją wykreślić z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Niezamortyzowaną część można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ rezygnacja z tej wersji oprogramowania miała na celu zabezpieczenie źródła przychodów poprzez wydajniejsze i szybsze pozyskiwanie informacji.