Spotkanie z Czytelnikami Portalu FK

Duża część naszego spotkania była poświęcona regulacjom, jakie zawarte zostały w projekcie nowego rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Z informacji uzyskanych z Ministerstwa Pracy wynika jednak, że projekt ten nie wejdzie w życie, a w przygotowaniu jest kolejny projekt regulujący te kwestie. Nie ma więc chyba sensu mówić o tym projekcie?

I tak, i nie. Wspomniany projekt zawierał dwie duże zmiany dotyczące zmniejszania proporcjonalnego diet krajowych za posiłki otrzymane przez pracownika oraz braku konieczności dokumentowania biletem podróży krajowej odbywanej pociągiem lub autobusem. Dlatego też można założyć, iż regulacje te znajdą się także w nowym projekcie.

Panie Pawle, skupmy się jednak na bieżących regulacjach. Przede wszystkim „odwieczny” problem - jak odróżnić podróż służbową od oddelegowania i jakie to ma znaczenie, jeśli chodzi o rozliczenie ubezpieczeniowo-podatkowe?

Oba pojęcia są bardzo zbliżone, a na gruncie językowym niemal identyczne. Na dodatek ustawodawca w żadnym przepisie nie zdefiniował oddelegowania, a definicja delegacji też nie została wprost wyrażona w przepisach Kodeksu pracy, dalej: kp. Dość często pojęcia te odróżnia się ze względu na kryterium czasu trwania wyjazdu, ale tak naprawdę nie znajduje to uzasadnienia prawnego.

Bardzo często podnosi się, że przy podróżach do 3 miesięcy mamy do czynienia z delegacjami, a w przypadku dłuższych wyjazdów - z oddelegowaniem. Według zwolenników tej teorii wynika to z zapisu art. 42 § 4 kp, zgodnie z którym wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Problem jednak w tym, że przepis ten mówi o powierzeniu pracy innego rodzaju, a nie o wykonywaniu pracy w innym miejscu, wobec czego przepis ten dotyczy innej sytuacji. Mimo to jednak przy wyjazdach do 3 miesięcy zazwyczaj uznaje się, że jest to podróż służbowa.

Cały problem sprowadza się natomiast do tego, że w przypadku delegacji przysługują określone świadczenia (np. diety, zwrot kosztów zakwaterowania czy przejazdu), które wolne są od podatku i składek ZUS, a w przypadku oddelegowania świadczenia te nie przysługują. Nie zmienia to faktu, że również w tym wypadku można skorzystać ze zwolnień podatkowych i ubezpieczeniowych, ale są one mniej korzystne (ograniczone limitem 30% diet) lub obwarowane dodatkowymi warunkami (np. koniecznością opłacania składek od kwoty wynoszącej co najmniej 3.146 zł).

Skupmy się na delegacjach - czy wystawienie druku delegacji i pieczętowanie go u celu jest obowiązkowe?

Przepisy kp stwierdzają jedynie, że pracownik odbywa podróż na polecenie pracodawcy. Forma tego polecenia może być dowolna (np. polecenie ustne). Polecenie wyjazdu służbowego jest jednak bardzo wygodne - zawiera bowiem niezbędne elementy konieczne do rozliczenia. Jeżeli nie użyjemy druku delegacji, to będziemy musieli stworzyć inny druk zawierający te same dane. Prościej zatem użyć gotowego formularza. Co do podpisywania czy pieczętowania delegacji, przepisy ogólnoobowiązujące nie przewidują takiego obowiązku. Zasada taka może być natomiast wprowadzona w przepisach wewnętrznych jednostki.

Co w przypadku, gdy w podróż jedzie właściciel firmy? Jakie należności mu przysługują i czy wypłacone kwoty można zaliczyć do kosztów podatkowych jego firmy?

W przypadku podróży właściciela nie ma świadczeń, które przysługują z tego tytułu - możemy mówić co najwyżej o kosztach uzyskania. Zgodnie z przepisami podatkowymi przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania poniesione wydatki, jeżeli są one związane z uzyskiwaniem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Skoro więc przedsiębiorca uda się w podróż służbową, poniesione i udokumentowane wydatki stanowią, co do zasady, koszty uzyskania. Na uwagę zasługują diety. O ile w przypadku pracowników stanowią one świadczenie, o tyle w przypadku przedsiębiorców dietom bliżej jest do ulgi podatkowej. Przepisy zezwalają bowiem zaliczyć kwoty odpowiadające dietom do kosztów uzyskania, a w konsekwencji obniżyć zobowiązanie podatkowe.  

Co w przypadku, gdy pracownik wysłany w delegację pociągiem gubi bilet?

Na chwilę obecną można spotkać się z dwoma głównymi stanowiskami na ten temat i kilkoma mniej lub bardziej praktycznymi pomysłami rozwiązania problemu. Zgodnie z pierwszym stanowiskiem brak biletu stanowi podstawę do odmowy zwrotu kosztów podróży (pracodawca wychodzi z założenia, że skoro nie miał biletu, to nie poniósł kosztu). W myśl drugiego poglądu: pracownik w takiej sytuacji składa oświadczenie o zgubieniu biletu, a pracodawca dokonuje zwrotu na podstawie cennika PKP. Pracodawca jednak bardzo często świetnie zdaje sobie sprawę, że pracownik kłamie w sprawie zgubienia biletu, gdyż nigdy go nie kupował - prawdopodobnie po prostu pojechał samochodem. W efekcie pracodawcy czasem wprowadzają zasady wręcz kuriozalne - np. stwierdzają, że raz w roku każdy pracownik może zgubić bilet. Inni w takiej sytuacji wymagają od pracownika przyznania się, że pojechał samochodem, a wtedy zmieniają środek transportu z PKP na podróż samochodem pracownika, ale kilometrówkę rozliczają jedynie do ceny biletu.

Warto dodać, iż prawdopodobnie niedługo problem ten przestanie istnieć - resort pracy chce wprowadzić zasadę, zgodnie z którą podróży PKP nie trzeba będzie dokumentować biletem (poza przejazdem kuszetką lub wagonem sypialnym).

Jak rozliczyć podróż służbową pracownika samochodem prywatnym?

Na zasadzie ryczałtu obliczonego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr, która nie może być wyższa od stawki określonej przez właściwego ministra (może być niższa lub równa tej stawce).

A co z kosztami przejazdu autostradami płatnymi i parkingami?

Resort finansów twierdzi, że powinny być one rozliczane w ramach ryczałtu, o którym wcześniej mówiłem. Pogląd ten budzi jednak duże wątpliwości. Kilometrówka, czyli ilość kilometrów razy stawka, ma bowiem pokrywać koszty materiałów eksploatacyjnych (np. paliwa czy płynu do spryskiwaczy) oraz amortyzacji pojazdu. O ile jeszcze opłatę za przejazd autostradą można uznać za koszt związany z używaniem pojazdu (ale nie koszt eksploatacyjny), to opłata za parking jest kosztem nieużywania pojazdu - uwzględniając fakt, iż najczęściej za parking płaci się u celu, nie będzie to koszt przejazdu, tylko noclegu lub inny uzasadniony wydatek.

Pracownik wrócił z podróży służbowej, ponosił koszty, ale mimo prośby nie przedstawił rachunków do rozliczenia? Jak powinniśmy się wtedy zachować?

Moim zdaniem można pracownika nie rozliczyć, a po 3 latach sprawa ulegnie przedawnieniu. Pracodawca nie jest w stanie stwierdzić, jakie były wydatki pracownika, jeżeli nie ma dokumentów od pracownika.

A jak to jest z wysłaniem pracownika na szkolenie? Czy w takim przypadku pracownik jest w podróży służbowej?

Podróż służbowa i podróż szkoleniowa to dwa różne pojęcia, ale mogą być rozliczane w sposób analogiczny. Wystarczy stwierdzić, iż w przypadku podróży służbowej przysługują pracownikowi diety i inne świadczenia, a w przypadku wyjazdów szkoleniowych przysługuje jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy, a inne świadczenia przysługują jedynie jeżeli pracodawca tak postanowi.

Klienci portalu bardzo często pytają o podróże służbowe osób współpracujących z firmą w oparciu o umowę cywilnoprawną (np. zleceniobiorców). Czy należą im się diety i czy wypłacone należności mogą stanowić koszty firmy?

Obowiązujące przepisy nie przewidują obowiązku wypłaty diet i innych świadczeń z tytułu podróży służbowej zleceniobiorcom albo innym osobom zatrudnionym w ramach umów cywilnoprawnych. Możliwość taką można jednak wprowadzić w postanowieniach danej umowy lub wewnętrznych regulaminach. Warto podkreślić, iż od 1 sierpnia 2010 r. w końcu mamy wyraźny zapis mówiący, iż zwolnienie od składek ZUS dotyczące świadczeń z tytułu podróży służbowej odnosi się także do zleceniobiorców.

W podróż służbową wybrali się członkowie zarządu spółki z o.o. - jakie należności im przysługują i co z kosztami uzyskania przychodów?

Członkowie zarządu prowadzą sprawy spółki, która działa w celu osiągnięcia zysku. Oznacza to, że wszelkie wydatki na ich rzecz stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodów. O tym, jakie należności przysługują członkom zarządu z tytułu podróży służbowej powinny mówić ich kontrakty lub przepisy wewnętrzne spółki (np. regulaminy prac zarządu).

Pracownik jedzie np. do Danii na 3 dni. Czy mamy w takim przypadku do czynienia z podróżą zagraniczną - od momentu przekroczenia granicy Polski do momentu powrotnego przekroczenia tej granicy plus dwie podróże krajowe, czy też odcinek krajowy powinniśmy potraktować jako jedną podróż krajową?

Moim zdaniem należy łączyć odcinki krajowe do i od granicy. Jest to bowiem jedna podróż. Skoro pracownik pojechał i wrócił, nielogicznym wydaje się rozumowanie, że są to dwie podróże służbowe. Można by obrazowo stwierdzić, iż jest to jedna podróż krajowa z przerwą na pobyt za granicą. Co ciekawe, w projekcie rozporządzenia pojawił się zapis, że przejazd po Polsce przy podróży zagranicznej to podróż krajowa, ale ustawodawca nie określił, czy należy łączyć oba odcinki, czy też nie.

A którą dietę zagraniczną bierzemy pod uwagę? Pracownik pojechał w podróż służbową do Madrytu, ale po drodze w Hamburgu musiał spotkać się jeszcze z klientem. W sumie w Niemczech spędził 2 dni i tyle samo w Madrycie. Do rozliczenia podróży przyjmujemy dietę hiszpańską, niemiecką czy też obie?

Obecnie obowiązujące przepisy stanowią, że dietę naliczamy według państwa docelowego, narzucając niejako, żeby celem podroży mogło być tylko jedno państwo. W praktyce często zdarza się jednakże, że pracownik jedzie do kilku krajów. W takim wypadku w chwili obecnej najlepiej jest wypłacić dietę, która jest określona w najwyższej wysokości (w budżetówce może to jednak być podstawą zarzutu niegospodarności). Czasem pracodawcy dzielą diety proporcjonalnie i wypłacają je oddzielnie za pobyt w każdym kraju. Warto wspomnieć, że w projekcie rozporządzenia znajduje się zapis, że można wskazać więcej niż jedno państwo docelowe, ale ustawodawca zapomniał napisać, jak rozliczać diety w takiej sytuacji. Miejmy nadzieję, że te regulacje w projekcie zostaną poprawione.

Nasz pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie 200 euro. W trakcie podróży ponosił koszty płacąc swoją kartą płatniczą. Po powrocie przedstawił nam rachunki. W jaki sposób powinniśmy rozliczyć tę podróż? Według jakiego kursu przeliczyć ponoszone koszty i co z różnicami kursowymi?

Kolejny temat rzeka - ilu autorów, tyle zdań na ten temat. Najwygodniejszy jest kurs zaliczki, najbardziej precyzyjny kurs poniesienia wydatku na podstawie dokumentu źródłowego, najbardziej uniwersalny - kurs rozliczenia. Kontrowersje na ten temat powodują, iż wiele zależy od zakładu pracy. Jeżeli pracodawca przyjmie jedną zasadę i będzie się jej trzymał, nie powinno być to podważane.

Dziękujemy za rozmowę!