Uwaga dokument dostępny jest tylko dla zarejestrowanych użytkowników.

Przepisy rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju mogą stosować także pozostali pracodawcy w stosunku do swoich pracowników, jeżeli w wewnętrznych przepisach (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy, umowy o pracę) nie uregulowali kwestii rozliczania podróży służbowych. Według tych przepisów środek transportu, jakim delegowany pracownik ma się poruszać, określa pracodawca, a zatem Pani firma.

Może to być zatem pociąg, autobus, samolot czy prom. Wówczas zwrot kosztów przejazdów obejmuje cenę biletu.

Jednak pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o przejazd innym środkiem lokomocji, takim jak: samochód osobowy, motocykl czy motorower, niebędącym własnością pracodawcy. Wystarczy więc, że pojazd nie będzie należał do pracodawcy, czyli nie będzie np. zaliczony do środków trwałych w firmie.

Przepisy nie narzucają z kolei, że ma to być własność pracownika. Ważne, że będzie to samochód prywatny, i nie ma tu znaczenia, czy został on pracownikowi tylko użyczony przez osobę trzecią, czy jest jego własnością.

Ta przynależność do którejś ze stron jest ważna ze względu na rozliczenie z tytułu przejazdów.

Pracownikowi podróżującemu samochodem należącym do pracodawcy nie przysługuje zwrot kosztów przejazdów. Jeśli jednak pracodawca wyrazi zgodę na poruszanie się np. prywatnym samochodem osobowym, wtedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu.

Zwrot pracownikowi kosztów przejazdów jako należność z tytułu podróży służbowej jest wolny z opodatkowania do wysokości określonej w powołanym na wstępie rozporządzeniu, czyli zwolniona jest kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu pojazdu. Nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Pani firma może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki poniesione w związku ze zwrotem pracownikowi kosztów przejazdów, ale może to być tylko kwota, która u pracownika wolna jest od opodatkowania.

Przebieg pojazdu wykorzystanego w celu odbycia podróży służbowej powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, do której prowadzenia obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu, czyli w tym przypadku pracownik. Jeżeli pracownik nie będzie prowadził takiej ewidencjinie będzie Pani mogła tych wydatków zaliczyć w koszty uzyskania przychodu firmy.

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2004 r. nie trzeba już stosować jednego, oficjalnego wzoru ewidencji przebiegu, ustalanego przez ministra finansów.

Jednak ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych km i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis pracodawcy i jego dane.

Podstawa prawna:
- § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 30 grudnia 2002 r. nr 236, poz. 1990),
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
- art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Autor: Iza Nowacka, księgowa w biurze podatkowym, specjalista ds. kadrowo-płacowych

Odpowiedź udzielona: 4 czerwca 2004 r.