Pytanie: Pracownik posiada służbową kartę kredytową. W podróży służbowej zagranicznej użył kartę tylko do opłacenia noclegu w hotelu natomiast diety pokrył kartą prywatną. Po jakim kursie należy rozliczyć pracownikowi należność za diety?

Odpowiedź:

W praktyce stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego dotyczącego kosztów diet.

Zgodnie z art. 9 uor księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Kwestię operacji w walucie reguluje art. 30 uor. Zgodnie z art. 30 ust. 2 uor wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie:

faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,
średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji – art. 30 ust. 2 uor.

Zatem wszelkie rachunki w walucie przedstawione przez pracownika (koszt) powinny być przeliczone po kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji (data rachunku/faktury w walucie). Nie ma znaczenia czy płacił za to kartą prywatną czy służbową.

Operacje walutowe (płatności kartą służbowa) będą przeliczone na walutę polską przez kurs banku (fatycznie zastosowany) i otrzymacie je Państwo na wyciągu bankowym z rachunku, pod który „podpięta” jest karta firmowa.

Natomiast diety przysługujące pracownikowi w walucie powinny zostać przeliczone na walutę polska po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego dotyczącego kosztów diet. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowych oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność powinny zawierać co najmniej takie dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczę godzin i dni przebywania w podróży, stawkę i wartość przysługujących diet. Dniem poniesienia kosztu jest bowiem dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Kwesta zastosowania kursu dla operacji wyrażonych w walucie oraz różnic kursowych z wyceny uregulowana została także na gruncie prawa podatkowego. Zgodnie z art. 12 ust. 2 updop przychody w walutach obcych przelicza się na złote wg. kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 15a updop różnice kursowe zwiększają odpowiednio przychody jako dodatnie różnice kursowe albo koszty uzyskania przychodów jako ujemne różnice kursowe gdy:

dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia - art. 15a ust. 2 pkt. 1;
ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest wyższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia - art. 15a ust. 3 pkt. 1.