Kalkulator lista płac

Krok 1. Ustal kwoty brutto

Punktem wyjścia przy każdej liście płac powinno być wyznaczenie kwot brutto należności pieniężnych i świadczeń pozapłacowych przysługujących zatrudnionym osobom. Chodzi tu więc m.in. o skalkulowanie:

• wynagrodzenia za pracę (w tym za nadgodziny, pracę nocą, dyżury itd.),
• wynagrodzenia za chorobę, urlopy i zwolnienia od pracy,
• należnych zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
• wartości świadczeń pozapłacowych.

Krok 2. Oblicz należne składki ZUS

Składki finansowane przez zatrudnionego wynoszą: składka emerytalna – 9,76% podstawy, składka na ubezpieczenia rentowe – 1,5% podstawy, składka chorobowa – 2,45% podstawy, składka zdrowotna – 9% podstawy. Wyliczając należną ich kwotę w pierwszej kolejności musimy ustalić podstawę ich wymiaru, mając na względzie, że co do zasady jest nią przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany przez nich z tytułu zatrudnienia, z wyjątkiem:

• wynagrodzenia za chorobę (ono podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) i zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz
• świadczeń wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pamiętajmy, że w 2026 r., podobnie jak w 2025 r., 2024 r., 2023 r. i 2022 r., na listach płac trzeba dokonywać obniżenia składki zdrowotnej do kwoty zaliczki podatkowej wyliczonej zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w dniu 31 grudnia 2021 r., w sytuacji, gdy składka ta jest wyższa od wspomnianej zaliczki. Oznacza to de facto konieczność kalkulowania przez pracodawców dwóch zaliczek PIT: jedną według aktualnie obowiązujących zasad oraz drugą – wyliczoną stosownie do regulacji funkcjonujących w stanie prawnym z 2021 r.

Krok 3. Ustal podstawę opodatkowania

Wyznaczanie kwoty stanowiącej podstawę opodatkowania sprowadza się do:

• odjęcia od podlegającego opodatkowaniu przychodu sfinansowanych przez zatrudnioną osobę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, których podstawą jest przychód opodatkowany;
• pomniejszenia przychodu o koszty uzyskania przychodów (np. w przypadku pracowników wynoszą one 250 zł lub 300 zł, ewentualnie 50% przy należnościach związanych z przeniesieniem praw autorskich), o ile zatrudniony nie zrezygnował z ich stosowania;
• zaokrąglenia otrzymanej podstawy opodatkowania do pełnych złotych.

Ustalając przychód zatrudnionego należy mieć na uwadze m.in.:

• katalog wyłączeń podatkowych, o których mowa art. 21 ustawy o PIT,
• wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), w którym stwierdzono, że za przychód mogą być uznane świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą zatrudnionej osoby, która skorzystała z nich w pełni dobrowolnie,
• po drugie, zostały spełnione w interesie zatrudnionego (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, przynoszą korzyść, która jest wymierna i przypisana indywidualnej osobie (a więc nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Zauważmy, że:

• świadczenie pracy w danym miesiącu nie jest warunkiem koniecznym do zastosowania pracowniczych kosztów uzyskania przychodu, gdyż można je stosować nawet wtedy, gdy pracownik w konkretnym miesiącu wcale nie wykonywał pracy, ale uzyskał w nim świadczenie kwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy (np. wynagrodzenie chorobowe, zaległą premię lub wynagrodzenie za urlop);
• jeżeli w danym miesiącu przychód ze stosunku pracy jest niższy od miesięcznej kwoty zryczałtowanych kosztów pracowniczych, pracodawca kalkulując za ten miesiąc zaliczkę na podatek, ma obowiązek uwzględnić wspomniane koszty tylko do wysokości tego przychodu. Zryczałtowane koszty obniżać więc należy do kwoty przychodu ze stosunku pracy (i to jeszcze przed pomniejszeniem go o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika).

Krok 4. Oblicz zaliczkę na podatek

Po ustaleniu podstawy opodatkowania należy przejść do skalkulowania kwoty zaliczki na podatek poprzez:

• pomnożenie zaokrąglonej podstawy przez odpowiednią stawkę procentową podatku (12% lub 32%).
• pomniejszenie obliczonej zaliczki na podatek o odpowiednią kwotę zmniejszającą (pod warunkiem zawnioskowania o to przez zatrudnionego np. na opracowanym przez MF druku PIT-2 albo w inny sposób przyjęty u płatnika),
• zaokrąglenie otrzymanej kwoty do pełnych złotych.

Co istotne, w przypadku osób rozliczanych według skali podatkowej (czyli np. pracowników) zaliczki na podatek dochodowy za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

• za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali (120.000 zł) – 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu,
• za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali – 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali,
• za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa bezpośrednio wyżej – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Przy osobach zatrudnionych w ramach umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia), płatnicy pobierają zaliczki podatkowe obliczone przy zastosowaniu stawki wynoszącej 12%. Podatek 32-procentowy kalkulują zaś jedynie na ich wniosek.

Krok 5. Wylicz kwotę netto / do wypłaty

Za efekt finalny listy płac powinniśmy uznawać ustalenie kwoty netto / do wypłaty, w drodze odjęcia od kwoty należności pieniężnych brutto składek ZUS, zaliczki podatkowej i potrąceń ustawowych (np. komorniczych) oraz dobrowolnych.