Kalkulator odpisu na ZFŚS

W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się wszystkich pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Wyłącza się osoby, których z przedsiębiorstwem łączy stosunek pozapracowniczy (umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie, umowy o dzieło), co nie znaczy, że takie osoby nie mogą potem korzystać z pomocy socjalnej na podstawie regulaminu ZFŚS. Nie ma to jednak nic wspólnego z naliczaniem odpisów na ZFŚS.  

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się zawsze przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy.

Ani w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ani wykonawczych do niej nie ma objaśnienia, jak ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W związku z tym, zastosowanie mają tu trzy metody statystyczne. Każdy pracodawca może więc wybrać odpowiednią do stopnia zmienności w zatrudnieniu w zakładzie pracy. Te metody to:

• uproszczona – polega na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2. Ma zastosowanie w zakładach pracy, które utrzymują stabilny stan zatrudnienia;
• średniej chronologicznej - przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2. Używana w firmach, które  o niewielkich ruchach kadrowych;
• średniej arytmetycznej - polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu. Odpowiednia dla firm, w których często dochodzi do zmian w składzie personelu.

Po wybraniu odpowiedniej metody i obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, należy je wszystkie zsumować, a następnie wynik podzielić przez 12. Następnym krokiem jest wyliczenie kwoty odpisu na dany rok.

Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, jeśli wynagrodzenie to było wyższe w tym okresie. Dla każdego pracującego w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych odpis jest jednak wyższy i wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Na pracowników młodocianych również dokonuje się odpisów, ale według stawek procentowych odpowiednich do roku nauki.

Wynoszą one:

• 5% przeciętnego wynagrodzenia – w pierwszym roku nauki
• 6% przeciętnego wynagrodzenia - w drugim roku nauki
• 7% przeciętnego wynagrodzenia – w trzecim roku nauki.

Ponadto wysokość odpisu podstawowego może zwiększona o:

• 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności,
• 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną.
• 7,5% przeciętnego wynagrodzenia, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

W 2025 roku podstawowe stawki odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) są obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za drugie półrocze 2024 roku, które wyniosło 7.262,39 zł.

Podstawowe stawki odpisu na ZFŚS w 2025 roku

Aby obliczyć odpis na ZFŚS na pracownika zatrudnionego na pełny etat, należy kolejno:

• Wybierać odpowiedni procent odpisu.
• Pomnożyć podstawę (7 262,39 zł) przez procent odpisu.
• Dostosować kwotę, jeśli pracownik pracuje na część etatu.

Co do zasady obliczenie odpisu następuje w wzoru: Odpis = Podstawa × Procent odpisu

Przykład. Obliczenie odpisu dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (cały etat): 7. 262,39 zł × 37,5% = 2.723,40 zł

Jeśli pracownik jest zatrudniony na pełny etat (100%), stosuje się pełną kwotę odpisu. W przypadku pracy na część etatu odpis przelicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Przykład. Obliczenie odpisu dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach na pół etatu (50%): 2. 723,40 zł × 50% = 1.361,70 zł

Zakład, który ma pod opieką socjalną byłych pracowników – emerytów, a także rencistów i dokonuje na nich zwiększenia, wpisuje do kalkulatora liczbę takich osób. Kalkulator odpisu na ZFŚS wyliczy kwotę zwiększenia.