Pełnomocnictwo udzielone przez podatnika w postępowaniu podatkowym

Pełnomocnictwo udzielone przez stronę w postępowaniu administracyjnym może być ogólne - upoważniające do prowadzenia wszelkich spraw mocodawcy. Jednakże czasami, zdaniem organów podatkowych, podatnik musi potwierdzić wcześniej wyrażoną wolę w kolejnych pełnomocnictwach lub ich odpisach.

Wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie interpretacja indywidualna z 11 lutego 2009 r. (sygn.: IPPB1/415-1321/08-4/AM) dotyczyła wniosków, podań składanych przez pełnomocnika strony inicjujących postępowanie podatkowe lub kontrolne oraz dotyczące czynności sprawdzających. Organ podatkowy przeanalizował sytuacje skutkujące koniecznością każdorazowego złożenia do akt sprawy stosownego pełnomocnictwa, wnioski, podania i inne czynności podejmowane przez pełnomocnika strony w trakcie wszczętego postępowania podatkowego, czy kontrolnego.

Doradca podatkowy, na podstawie zawartych umów prowadził księgi podatkowe podatników, na podstawie pełnomocnictwa ogólnego do reprezentowania ich przed organami skarbowymi, podpisywania deklaracji podatkowych, podpisywania wniosków i innych pism składanych w organach podatkowych oraz reprezentowania w trakcie kontroli podatkowej.

Pełnomocnictwo takie składane było do akt rejestrowych właściwego dla podatnika organu podatkowego. Pełnomocnictwo było udzielone na czas nieokreślony (aż do odwołania przez mocodawcę lub rozwiązania umowy o prowadzenie ksiąg).

W wniosku o interpretację postawione zostały następujące pytania:

• czy pełnomocnictwo zgłoszone do akt rejestrowych urzędu upoważnia do podpisywania składanych w imieniu podatnika wniosków, np. wniosku o stwierdzenie nadpłaty, w całym okresie jego obowiązywania?
• czy w przypadku składania kolejnych wniosków należy za każdym razem składać osobne pełnomocnictwo?

W ocenie pytającego pełnomocnictwo ogólne upoważnia pełnomocnika do podpisywania wszelkich pism, wniosków składanych do organu podatkowego w całym okresie jego obowiązywania, bez konieczności każdorazowego składania nowego pełnomocnictwa przy kolejnych wnioskach lub innych pismach.

Pełnomocnictwo udzielone przez stronę w postępowaniu administracyjnym może być ogólne - upoważniające do prowadzenia wszelkich spraw mocodawcy. Nie ma żadnych racjonalnych podstaw by kwestionować wyraźnie wyrażoną w tym dokumencie wolę podatnika. Przeciwne twierdzenie będzie naruszało konstytucyjną zasadę państwa prawa, tzn. zasadę autonomii woli strony. Nie ma powodów by podatnik potwierdzał raz już wyrażoną wolę w kolejnych pełnomocnictwach lub ich odpisach.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zauważył, że kwestie dotyczące działania strony przez pełnomocnika w zakresie: zobowiązania podatkowego, postępowania podatkowego, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, interpretacji przepisów prawa podatkowego, zostały uregulowane w odrębnych działach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm., dalej op).

Postępowanie podatkowe zostało uregulowane w dziale IV op. Zgodnie z art. 136 op, strona może działać przez pełnomocnika chyba, że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Przepisy określają formę, w jakiej powinno być udzielone pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu, zaś pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa (art. 137 §2 i §3 op). Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa.

Z powyższego wynika, że każda strona, w tym osoba fizyczna, może działać w sprawie przez pełnomocnika. Jednakże dla wykazania, że pełnomocnik został dla strony ustanowiony, niezbędne jest złożenie do akt sprawy dokumentu stwierdzającego ustanowienie takiego pełnomocnika.

W postępowaniu podatkowym niezbędne jest pisemne potwierdzenie udzielenia pełnomocnictwa albo poprzez złożenie go w formie pisemnej, albo poprzez spisanie protokołu na okoliczność udzielenia pełnomocnictwa. Zatem w aktach sprawy zawsze powinien znaleźć się sporządzony pisemnie dokument zaświadczający o udzieleniu pełnomocnictwa.

Za akta sprawy (Popularny słownik języka polskiego PWN, Warszawa 2003) uważa się dokumenty zebrane w toku konkretnego postępowania, opisane sygnaturą, kwalifikacją prawną i in. Dla każdej sprawy zakłada się odrębne akta. Nie ulega zatem wątpliwości, że zgodnie z art. 137 §3 op, pełnomocnik dołącza oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa do akt konkretnej sprawy.

Z powyższej analizy zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, jednoznacznie wynika, że dla wykazania, że pełnomocnik został dla strony ustanowiony, niezbędne jest złożenie do akt sprawy oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa. Należy jednak wskazać, iż jest to obowiązek pełnomocnika. Organ nie ma obowiązku podejmowania poszukiwań i sprawdzania, czy zostało złożone pełnomocnictwo strony.

Oznacza to, że organ podatkowy nie zawiadamiania o wszczęciu postępowania podatkowego pełnomocnika ustanowionego w toku innych czynności. Wszczęcie danego postępowania, zawsze obliguje najpierw do zawiadomienia strony wprost. Po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu postępowania strona może ustanowić pełnomocnika, na zasadach opisanych wyżej, który w toku danego postępowania nie może być pominięty.

Podobnie w sytuacji, kiedy postępowanie podatkowe jest inicjowane przez podatnika, np. na skutek jego wniosku o stwierdzenie nadpłaty, pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć pełnomocnictwo do akt sprawy.

Pełnomocnictwo w postępowaniu podatkowym musi być udzielone wprost, nie może być domniemane. Dopiero od momentu, w którym dokument pełnomocnictwa został organowi doręczony, wobec organu podatkowego prowadzącego postępowanie powstaje obowiązek doręczania pism pełnomocnikowi.

Istotny jest również zakres udzielonego pełnomocnictwa. Od treści udzielonego pełnomocnictwa zależeć będzie od tego czy w konkretnym postępowaniu podatkowym raz złożone pełnomocnictwo będzie wystarczające do dokonywania w imieniu mocodawcy wszelkich czynności procesowych związanych z prowadzeniem danej sprawy (np. składania wniosków dowodowych, odwołania od decyzji organu podatkowego, zażaleń na postanowienia organu podatkowego, reprezentacja strony w trakcie postępowania odwoławczego), czy też wystąpi konieczność przedstawienia kolejnych pełnomocnictw do czynności mających miejsce w ramach tego samego postępowania, a które to czynności nie wchodziłyby w zakres pełnomocnictwa udzielonego wcześniej. Zatem w postępowaniu podatkowym pełnomocnictwo musi być złożone do akt konkretnej sprawy, zaś zakres tego pełnomocnictwa wyznacza jakich konkretnie czynności może dokonywać pełnomocnik w imieniu mocodawcy.

W odniesieniu do czynności sprawdzających tryb postępowania reguluje Dział V op. Na podstawie art. 272 op, organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu:

     1) sprawdzenie terminowości:

     a) składania deklaracji,

     b) wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów;

     2) stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów wymienionych w pkt 1;

     3) ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

W myśl art. 280 op w sprawach nieuregulowanych w niniejszym dziale stosuje się odpowiednio przepis art. 143 op oraz przepisy rozdziałów 1-3, 5, 6, 9, 10, 14, 16 oraz 23 działu IV op. Z powyższego wynika, iż regulacje dotyczące czynności sprawdzających nie normują wprost kwestii pełnomocnictwa. Stąd też odpowiednie zastosowanie mają przepisy art. 136 i 137 op, o których mowa wyżej.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, wskazał jednak, że należy mieć na uwadze, iż czynności sprawdzające, są związane z faktem uprzedniego złożenia przez podatnika deklaracji podatkowej oraz uiszczenia podatków. Zatem należy uznać je za czynności materialno-techniczne wykonywane na etapie badania poprawności złożonych deklaracji i uiszczonych podatków, które nie wszczynają jeszcze procedury postępowania podatkowego.

W związku z powyższym w postępowaniu w zakresie czynności sprawdzających wystarczy aby pełnomocnik złożył raz, przed właściwym organem podatkowym udzielone mu pełnomocnictwo, by do czasu powiadomienia organu podatkowego o odwołaniu przedmiotowego pełnomocnictwa, skutecznie reprezentować swojego mocodawcę w zakresie określonym przez treść pełnomocnictwa.

Kontrola podatkowa została uregulowana w dziale VI Ordynacji podatkowej. Przepisy tego działu nie regulują w sposób szczególny kwestii udzielania pełnomocnictwa w toku postępowania kontrolnego za wyjątkiem art. 281a op, w myśl którego podatnicy, płatnicy, inkasenci oraz następcy prawni mogą, w formie pisemnej wyznaczyć osobę, która będzie upoważniona do ich reprezentowania w trakcie kontroli podatkowej oraz zgłosić tę osobę naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym, wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta).

Zatem na podstawie art. 292 op w sprawach nieuregulowanych w art. 281-291 op stosuje się odpowiednio przepisy art. 135-137 op. W związku z powyższym ustanowienie pełnomocnika w toku postępowania z zakresu kontroli podatkowej następuje w analogiczny sposób jak w przypadku postępowania podatkowego.

Reasumując, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że wnioski, podania składane przez pełnomocnika strony inicjujące postępowanie podatkowe, czy kontrolne skutkują koniecznością każdorazowego złożenia do akt sprawy stosownego pełnomocnictwa, natomiast wnioski, podania i inne czynności podejmowane przez pełnomocnika strony w trakcie wszczętego postępowania podatkowego, czy kontrolnego, o ile zakres tych czynności nie przekracza umocowania zawartego w pełnomocnictwie złożonym do akt danej sprawy przy pierwszej czynności dokonanej przez pełnomocnika, nie rodzą obowiązku składania kolejnych pełnomocnictw.

Tekst opublikowany: 29 października 2009 r.