Naprawa, zakup materiałów i koszty transportu na jednej fakturze – co z klasyfikacją

Skarbnik Województwa Świętokrzyskiego zwróciła się do kieleckiej RIO o ustalenie poprawności klasyfikowania wydatków dotyczących faktur za zakup usług remontowych (samochód, kserokopiarka, drukarka itp.). Wymienione zostały w nich materiały użyte do naprawy, usługa wymiany i usługa naprawy.

Wnioskodawca wartość materiałów klasyfikuje w § 421 - „Zakup materiałów i wyposażenia", naprawy w § 427 - „Zakup usług remontowych", a wartość wykonanej usługi wymiany w §430 - „Zakup usług pozostałych".

W odpowiedzi RIO odwołała się do objaśnień do § 4270 - „Zakup usług remontowych" zawartych w rozporządzeniu ministra finansów (patrz: podstawa prawna). Zgodnie z nimi paragraf ten obejmuje w szczególności usługi obce o charakterze przemysłowym, polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, między innymi usługi konserwacyjne i naprawcze wyrobów przemysłowych, np. maszyn, środków transportu, urządzeń, sprzętu.

W omawianym przypadku każda naprawa stanowiła każdorazowo jedną usługę remontową, nie zaś odrębnie dostawę materiałów oraz dwie usługi polegające na wymianie zakupionych materiałów i naprawie. Zatem wydatki związane z realizacją każdej usługi powinny być w całości zaliczone do § 4270 - „Zakup usług remontowych".

Do potrzeb ustalenia właściwej klasyfikacji wydatków budżetowych podstawą jest bowiem zakres oraz charakter przedmiotu zamówienia. Już na etapie zawarcia umowy lub wydania zlecenia zaciągane jest zobowiązanie (art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych), które wskazuje źródło finansowania.

W przypadku gdy nie zawarto umowy lub nie wydano zlecenia, istotny jest opis merytoryczny pracownika zawarty na fakturze, potwierdzający rodzaj powierzonego do wykonania wydatku. Wskazana we wniosku o udzielenie wyjaśnienia usługa naprawy środka transportu, urządzenia, sprzętu wskazuje na źródło finansowania przewidziane w § 4270 - „Zakup usług remontowych", zatem do wszystkich wskazanych na fakturze pozycji zastosowanie będzie miała właśnie ta podziałka.

Podstawy do zaklasyfikowania wydatku nie stanowi zaś wyszczególnienie zawarte na fakturze lub specyfikacji załączonej do faktury. Dane tam wskazane, zawierające ewentualnie takie elementy, jak: koszt dojazdu, zakupu materiałów, fazy technologiczne remontu (naprawy), stanowią jedynie informację dodatkową dla zamawiającego usługę.