Pytanie: Jak wyliczyć drugą ratę odpisu na ZFŚS skoro od stycznia 2010 r. do końca maja 2010 r. było zatrudnionych na cały etat dziewięciu pracowników i jeden pracownik na 1/4 etatu? Pierwszą ratę wpłaciliśmy w maju 2010 r. w wysokości 7.300 zł. Od 1 czerwca 2010 r. stan zatrudnienia uległ zmianie. Obecnie zatrudniamy na cały etat dziesięciu pracowników. Nie wiem czy to istotne, ale jeden pracownik pobierał rentę okresową do końca lutego 2010 r. Pracownik nie miał orzeczonego stopnia niepełnosprawności. Jaką powinnam wpłacić drugą ratę odpisu we wrześniu 2010 r.?

Odpowiedź:

W opisanej sytuacji, do końca września 2010 r. trzeba przelać na konto ZFŚS kwotę 2.392,52 zł (wyliczenia zaprezentowano w przykładzie zamieszczonym na końcu uzasadnienia). Najpóźniej do 31 grudnia 2010 r. powinni Państwo dokonać finalnej korekty odpisu na fundusz w oparciu o rzeczywistą przeciętną liczbę zatrudnionych (uwzględniając zmianę stanu zatrudnienia od czerwca 2010 r.). W analizowanym przypadku fakt pobierania renty do końca lutego 2010 r. przez jednego z Państwa pracowników nie będzie miał znaczenia.

To ile pieniędzy powinno znaleźć się na wyodrębnionym rachunku ZFŚS zależy od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu oraz od przeciętnej liczby zatrudnionych osób (chodzi tu o przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, która w końcu roku korygowana jest do faktycznego średniego stanu zatrudnienia).

Do pracowników należy tu zaliczyć zarówno osoby zatrudnione w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę, jak i powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, a także osoby przebywające na urlopach wychowawczych. Pominąć powinniśmy zaś zleceniobiorców, chałupników oraz osoby wykonujące umowy agencyjne bez względu na długość ich trwania.

Aby wyznaczyć przeciętną liczbę zatrudnionych z danego miesiąca należy użyć jednej z 3 metod statystycznych:

metody średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu - polegającej na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzielenia otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca;
metody uproszczonej - polegającej na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2;
metody średniej chronologicznej - polegającej na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanej wartości przez 2.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach (po przeliczeniu na pełne etaty) i otrzymaną sumę dzieli się przez 12 (wynik przyjmujemy z dwoma miejscami po przecinku).

Podstawą obliczeń odpisu na ZFŚS w 2010 r. jest kwota 2.794,25 zł.

W bieżącym roku podstawowy odpis na ZFŚS wynosi:

na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy: 1.047,84 zł (2.794,25 zł x 37,5%),
na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w myśl przepisów o emeryturach pomostowych: 1.397,13 zł (2.794,25 zł x 50%),
na jednego pracownika młodocianego:
- w pierwszym roku nauki: 139,71 zł (5% z 2.794,25 zł),
- w drugim roku nauki: 167,66 zł (6% z 2.794,25 zł),
- w trzecim roku nauki: 195,60 zł (7% z 2.794,25 zł).

Równowartość skalkulowanych na początku roku odpisów podmioty obowiązkowo tworzące fundusz socjalny muszą przelać:

do 31 maja danego roku, co najmniej 75% kwoty odpisu podstawowego,
do 30 września danego roku pozostałą część środków wraz z ewentualnymi odpisami dobrowolnymi (art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Pracodawca naliczając na początku roku odpis na fundusz, powinien uwzględnić już w tym odpisie przewidywane dodatkowe zatrudnienie lub planowaną redukcję zatrudnienia. Zdarza się, że w trakcie roku mogą wystąpić dodatkowe, często nieprzewidywalne okoliczności, które spowodują zmianę stanu zatrudnienia, np. redukcja zatrudnienia na skutek pogorszenia się koniunktury.

Dlatego na koniec roku, najpóźniej do 31 grudnia, pracodawca powinien dokonać korekty odpisu na fundusz do rzeczywistej, przeciętnej liczby pracujących w zakładzie za dany rok kalendarzowy. Jeżeli średnia rzeczywista liczba zatrudnionych okaże się wyższa od zaplanowanej, wówczas do końca roku należy odprowadzić na wyodrębnione konto funduszu dodatkowe środki. W odwrotnej sytuacji powinniśmy wycofać część pieniędzy z rachunku ZFŚS i zasilić nimi rachunek bieżący zakładu.

Kiedy założony przeciętny stan zatrudnienia nie uległ w kolejnych miesiącach danego roku zmianie, wówczas odpis na fundusz nie podlega korekcie.

Jeżeli już w trakcie roku pracodawca będzie miał pewność, że planowany poziom zatrudnienia ulegnie zmianie, wtedy może on wstępnie skorygować wysokość odpisów na fundusz jeszcze przed przelaniem pieniędzy na konto ZFŚS. Najpóźniej do 31 grudnia, pracodawca musi dokonać finalnej korekty odpisu.

PRZYKŁAD

W styczniu 2010 r. jednostka budżetowa zaplanowała, iż miesięczne, przeciętne zatrudnienie wyniesie w bieżącym roku 9 pracowników pracujących w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy oraz jeden pracownik na 1/4 etatu. Kwotę odpisu na ZFŚS jednostka ustaliła na poziomie 9.692,52 zł (1.047,84 zł x 9,25 pełnych etatów). Do końca maja 2010 r. jednostka przelała na konto ZFŚS kwotę 7.300 zł, zaś do 31 września 2010 r. pozostałe 2.392,52 zł. Załóżmy, iż na koniec grudnia przeciętne zatrudnienie w jednostce w 2010 r. wyniesie po przeliczeniu na pełne etaty 9,69 osób (przy założeniu, iż od czerwca do grudnia stan zatrudnienia wyniesie 10 pracowników pełnoetatowych), na których łączny odpis powinien wynieść 10.153,57 zł (1.047,84 zł x 9,69). Ponieważ w takim przypadku rzeczywista przeciętna liczba zatrudnionych okazałaby się wyższa od zaplanowanej, spółka będzie musiała do 31 grudnia uzupełnić środki na rachunku ZFŚS o kwotę 461,05 zł (10.153,57 zł - 9.692,52 zł).

- art. 5-6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.),
- § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. nr 43, poz. 349),
- obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2009 r. i w drugim półroczu 2009 r. (M.P. nr 10, poz. 104).

Tekst opublikowany:

24 sierpnia 2010 r.