Dokumentacja przy umowach cywilnoprawnych

1. Dla kogo prowadzi się akta osobowe?

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy przewiduje art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Szczegółowe zasady jej prowadzenia reguluje rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zatem bez względu na rodzaj umowy o pracę (umowa na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy, na czas określony, na czas nieokreślony, czy też umowa o przyuczenie do zawodu), pracodawca jest zobligowany do założenia tzw. teczek osobowych pracowników i gromadzenia w nich określonych dokumentów i informacji.

Nie ma natomiast takiego obowiązku wobec osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Umowa zlecenia, podobnie jak umowa o dzieło i inne umowy cywilnoprawne, nie podlegają przepisom Kodeksu pracy. Stosuje się do nich odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego.

Ze względu na swój charakter dokumentacja z tytułu zawieranych umów cywilnoprawnych jest inna niż ta dotycząca stosunku pracy. Prawidłowo sporządzone umowy cywilnoprawne są podstawą wypłaty wynagrodzenia, po uprzednim sporządzeniu rachunku, potwierdzeniu na nim wykonania zleconej pracy lub dzieła i akceptacji podmiotu zatrudniającego. Wypłata należnego wynagrodzenia może nastąpić na podstawie przedstawionego rachunku za wykonaną pracę bądź na podstawie listy płac. Po wypłacie wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej zakład pracy powinien wypełnić ponadto imienną kartę przychodów.

Powierzając wykonywanie pracy osobie fizycznej w ramach umowy cywilnoprawnej podmiot zatrudniający powinien zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki jej świadczenia (art. 304 Kodeksu pracy). Podmiot zatrudniający jest zobligowany zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bhp oraz wydawać polecenia usunięcia uchybień w zakresie bhp oraz kontrolować wykonanie tych poleceń.

2. Obowiązki podmiotu zatrudniającego osoby na podstawie umów cywilnoprawnych

Do obowiązków podmiotu zatrudniającego osobę fizyczną na podstawie stosunku cywilnoprawnego (np. w ramach umowy zlecenia bądź umowy o dzieło) należy ponadto m.in.:

• skierowanie na szkolenie BHP, jeśli przemawia za tym rodzaj wykonywanej pracy, a także warunki, w jakich ta praca jest świadczona,
• skierowanie na badania wstępne oraz na inne badania profilaktyczne, jeżeli wymaga tego charakter pracy (badanie z poprzedniego miejsca pracy nie jest w takim przypadku wystarczające),
• zgłoszenie zleceniobiorcy na formularza ZUS ZUA w terminie 7 dni do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli umowa zlecenia stanowi tytuł do objęcia tymi ubezpieczeniami (przypomnijmy, że nie podlegają ww. ubezpieczeniom zleceniobiorcy, będący uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat),
• wyrejestrowanie zleceniobiorcy z powyższych ubezpieczeń w terminie 7 dni na formularzu ZUS ZWUA,
• zapłata wynagrodzenia za wykonaną pracę,
• udzielenie zaliczki na wydatki bądź zwrot wydatków, które poniósł zleceniobiorca lub dziełobiorca w celu należytego wykonania zawartej umowy,
• odprowadzanie do ZUS naliczonych składek oraz do urzędu skarbowego pobranych zaliczek na podatek dochodowy,
• wystawienie informacji podatkowej PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, w którym pobrano podatek.